3.1.5 Управляй графиком и бюджетом / Рассмотрение вех и фаз проекта
(3.1.5.P1)
После достижения проектом существенной вехи или завершения фазы команда должна сделать короткую паузу. Ей следует осмотреться и убедиться в том, что предыдущая работа была завершена успешно, и что участники проекта готовы приступить к достижению следующей контрольной точки. Иногда критерии такого рассмотрения называют критериями входа и выхода или "воротами" фазы проекта. Эти и подобные термины подчеркивают необходимость проверить состояние проекта в контрольной точке и убедиться, что все готовы к продолжению.
Одобрение продолжения работы обычно имеет место на совещании с участием менеджера проекта, спонсора и других заинтересованных сторон. Повестка дня такого совещания может включать следующие вопросы:
Ретроспектива проекта
Утверждение основных результатов поставки (продукции) проекта. Вы должны убедиться в том, что все продукты и услуги, производимые проектом и требующие приемки или одобрения, фактически приняты или одобрены. При необходимости, такое одобрение может быть зафиксировано прямо на данном совещании. Если какие-то результаты не могут быть утверждены, то проект может оказаться не готовым к началу следующей фазы.
Рассмотрение выполнения бюджета и графика. Вам следует рассмотреть, как проект до сих пор выполнялся относительно запланированного графика и бюджета. Понимание текущей ситуации поможет принять обоснованное решение о корректуре последующих планов.
Рассмотрение неотложных вопросов проекта. Вы должны убедиться в том, что все существенные неотложные вопросы и проблемы уже решены либо мероприятия по их решению спланированы и уже реализуются. В противном случае, пользуясь участием Спонсора, Вы должны постараться получить недостающие решения.
Рассмотрение рисков проекта. На этом совещании самое время проконтролировать состояние рисков. Вы должны убедиться в том, что все существенные риски надежно управляются либо сделать выводы о коррекции запланированных мероприятий по реагированию. Кроме того, следует осмотреться, не появились ли к концу фазы проекта новые риски.
Перспектива проекта
Подтверждение оценок по стоимости и продолжительности. Вам следует повторно оценить оставшуюся часть работ, чтобы понять, достаточно ли Вашему проекту ранее утвержденного финансирования, чтобы успешно достигнуть запланированных целей. Подобным же образом, необходимо рассмотреть и сроки проекта. Если обнаружится такая необходимость, участие Спонсора поможет Вам решить вопросы с корректирующими действиями.
Подтверждение технико-экономического обоснования (бизнес-обоснования). В данный момент необходимо убедиться в том, что исходное технико-экономическое обоснование проекта все еще сохраняет актуальность. Вполне возможно, что после увеличения оценок стоимости или продолжительности проекта его обоснование придется пересматривать. Необходимость в таком пересмотре может быть также вызвана изменениями в самой организации, в ее бизнесе или в окружающих условиях. В результате, может даже оказаться, что продолжение проекта потеряет для организации или клиента дальнейший смысл. Именно поэтому, рассмотрение фазы проекта предоставляет хорошую возможность сохранить деньги и время, прекратив своевременно проект, который потерял значение для основных своих участников.
Подтверждение доступности ресурсов. Во многих проектах требования к необходимым ресурсам (например, профессия, квалификация, технические характеристики и т.п.) могут меняться от фазы к фазе. На данном совещании Вы имеете возможность еще раз убедиться, что необходимые для продолжения и завершения Вашего проекта ресурсы все еще доступны.
Подтверждение спонсорства проекта. Вполне возможно, что заинтересованность и готовность принимать на себя обязательства у спонсора Вашего проекта со временем будут угасать. Также возможно, что спонсор проекта просто поменяется. Используйте данное совещание, чтобы подтвердить приоритетность Вашего проекта для спонсора. Если спонсор не заинтересован в проекте, то необходимо либо прекращать проект, либо искать, кто из заинтересованного высшего руководства может стать его новым спонсором.
Получение официального согласия на продолжение. Такое согласие исходит от спонсора и означает, что все выполненные на текущий момент работы принимаются, и команда может сосредоточиться на работах по достижению следующей вехи. Если Вы подтвердили, что все запланированное уже выполнено и соответствует плану, плюс убедились сами и показали спонсору, что готовы продолжить проект, в получении формального одобрения не должно быть затруднений. Иными словами "ворота" фазы будут для Вашего проекта открыты, и он сможет их пройти.
Если проект не отклоняется от графика и бюджета, да еще и обеспечивает необходимый уровень качества результатов, то, скорее всего, совещание по рассмотрению вехи пройдет гладко. В то же время, существует множество сценариев, при которых совещание может завершиться жесткими решениями в отношении того, как и на каких условиях должен продолжаться проект. Некоторые из них приведены ниже:
Проект обещает превысить утвержденный бюджет. Спонсору и другим участникам от высшего руководства предстоит решить, продолжить ли проект в прежнем виде, увеличив финансирование, или сократить объем проекта, чтобы уложиться в бюджет. Возможно, что такое решение относится к компетенции самого спонсора. Возможно, также, что ему придется обращаться за решением о финансировании к вышестоящему органу управления или Координационному Совету проекта. Если перерасход бюджета невелик и хорошо прогнозируем, то такое решение, скорее всего, будет получено. Если же речь пойдет о существенных и не до конца определенных суммах, это может потребовать пересмотра технико-экономического обоснования проекта. При определенных условиях, проект может оказаться невыгодным для организации или клиента. Если ожидаемая польза от реализации проекта не будет стоить предполагаемых затрат, то проект, скорее всего, будет прекращен, насколько бы такое решение ни казалось жестоким.
В данном случае, это решение может оказаться самым целесообразным для бизнеса. Деньги, израсходованные на текущий момент, будут рассматриваться как потерянные. Вопрос будет заключаться в следующем. Будет ли лучше истратить остальные средства, необходимые для завершения данного проекта, на этот проект или их лучше направить на следующий приоритетный проект с лучшим показателем возврата инвестиций (ROI)?
Проект обещает превысить утвержденные сроки. Некоторые проекты, не превышая бюджет, имеют тенденцию к нарушению утвержденных ограничений по срокам или просто выполняются медленнее, чем это виделось в начале. Зачастую, такая ситуация усложняется также тем, что ресурсы, занятые в проекте, не смогут вовремя освободиться для старта следующих проектов. Это касается тех случаев, когда последовательность проектов в организации определяется не возможностями финансирования, а наличием и доступностью ресурсов. В такой ситуации, последствия для проекта также могут оказаться подобными изложенным выше.
Проект затягивается ввиду изменений объема. Во многих случаях, проекты превышают бюджет и сроки по причине изменений ранее оговоренного объема. Последствия этого для организации будут оставаться теми же самыми, что и при превышении бюджета из-за проблем. Если Ваш проект затягивается ввиду поступления запросов на изменение объема, то другой проект, запланированный после завершения Вашего проекта, может задержаться на старте из-за отсутствия доступных ресурсов. Если при этом еще и требуется существенно увеличить финансирование, то может потребоваться пересмотр технико-экономического обоснования. Во всех подобных случаях есть вероятность того, что Ваш проект будет сокращен в объеме либо вовсе прекращен.
Основные контрольные точки и рассматриваемые при их достижении вопросы имеют тенденцию быть похожими от фазы к фазе и даже от проекта к проекту. Поэтому такие вопросы являются хорошими кандидатами для составления контрольных списков. Любые подобные итоговые рассмотрения являются работой по обеспечению качества, поскольку они сосредоточены больше на выполняемых процессах, чем на рассмотрении конкретной продукции проекта. Вся соответствующая фазе или вехе продукция должна быть уже рассмотрена раньше.
[Пред. стр. - Управление бюджетом] [След. стр. - Управление субподрядом / аутсорсингом ]