 |
 |
 |
 |
 |
А1 Значимость проектного менеджмента
(A1.P1)
Существуют компании, завоевавшие репутацию способных обеспечить закономерный успех любых выполняемых проектов. К сожалению, подавляющее большинство организаций имеют более неоднозначную репутацию. Подумайте, относится ли к Вашей организации одна из следующих характеристик?
Проекты заканчивались с опозданием, с превышением бюджета или с отклонениями от требований заказчика
Руководители проектов пользуются слабо стандартизированными процессами и приемами, применяя их непоследовательно
Управление проектами носит "реактивный" характер и не считается занятием, приносящим дополнительную пользу
Время, необходимое для упреждающего управления проектом, не включается в рабочий план, и следовательно, рассматривается как накладные затраты
Проекты "успешны" несмотря на недостатки планирования и управления, которые компенсируются постоянным стрессом и внеурочной работой исполнителей.
Хорошая дисциплина управления проектами - это единственный путь преодоления указанных недостатков. Обладание хорошими навыками управления проектами само по себе еще не означает, что у Вас не будет проблем. Это не означает, что риски Вас минуют, и у Вас не будет никаких сюрпризов. Настоящее значение проектного менеджмента в том, что у Вас есть стандартные процессы, позволяющие справиться с любыми неожиданностями.
Процессы и приемы управления проектами используются для того, чтобы координировать ресурсы в целях достижения предсказуемых результатов. Вместе с тем, необходимо открыто сознавать, что проектный менеджмент не является точной наукой и никогда не дает гарантии успеха. Поскольку в проект, зачастую, вовлекается множество людей и обстоятельств, всегда могут существовать сложности и неопределенности, которые невозможно полностью контролировать.
Проектный менеджмент является наукой в той части, которая касается проверенных и повторяемых процессов и приемов, направленных на достижение проектом успеха. Он также является и искусством, поскольку включает в себя руководство и отношения с людьми, и соответственно, требует от руководителя проекта применять интуитивные навыки в ситуациях, которые совершенно уникальны для каждого проекта. Хорошая методология управления проектами предоставляет подходы, процессы, процедуры и приемы для руководства людьми и их рабочей нагрузкой. Хорошая методология увеличивает шансы быть успешным и, следовательно, представляет собой ценность для организации, для проекта и для проектного менеджера.
Значимость проектного менеджмента определяется примерно следующим образом. Для упреждающего управления проектом требуется время и трудозатраты. Их стоимость многократно компенсируется в ходе выполнения проекта за счет:
Более быстрого и экономного выполнения проекта. Одним из наибольших преимуществ использования общей методологии является возможность повторного использования. Единожды разработанные процессы, процедуры и шаблоны могут быть использованы (возможно с небольшими модификациями) во всех будущих проектах. Это приводит к сокращению времени на запуск проекта, к ускорению "врастания" участников команды проекта, а также к существенной экономии времени за счет отсутствия необходимости заново, "с нуля" разрабатывать процессы и шаблоны множества документов в каждом проекте.
Экономии трудозатрат и стоимости при активном управлении объемом проекта. Многие проекты имеют с трудом управляемый объем, что приводит к дополнительным трудозатратам и увеличению расходов. Использование лучших процессов управления проектами приводит к более эффективному управлению объемом.
Лучших результатов, "подходящих" с первого раза, благодаря качественному планированию. Многие проекты испытывают проблемы из-за расхождения между тем, что ожидает клиент, и тем, что ему поставляет команда проекта. Использование методологии приводит к лучшему планированию проекта, которое предоставляет команде и спонсору проекта возможность находиться в согласии относительно основных продуктов, производимых в проекте.
Более оперативного разрешения проблем. Некоторые команды проекта тратят слишком много времени и энергии, борясь с проблемами, так как не знают, с чего начинать их решение. Использование процесса упреждающего управления вопросами помогает обеспечить решение проблем настолько быстро, насколько это вообще возможно.
Разрешения будущих рисков до того, как возникнут проблемы. TenStep включает процессы выявления и управления рисками. Качественные процессы управления рисками приводят к тому, что будущие проблемы идентифицируются и устраняются еще до того, как они действительно станут проблемами.
Более эффективных коммуникаций и управления ожиданиями между клиентами, участниками команды проекта и заинтересованными сторонами. Многие проблемы проекта могут быть исключены при наличии активных многосторонних коммуникаций. Кроме того, многие конфликты, возникающие в проекте, порождаются вовсе не специфическими проблемами, а непониманием и неожиданностями. Методология TenStep фокусируется на упреждающих формальных и неформальных коммуникациях, которые приводят к снижению числа неожиданностей.
Создания высококачественного продукта с первого раза. TenStep содержит процессы управления качеством и помогает команде понять потребности заказчика в терминах качества. Однажды определив эти потребности, команда может применять приемы контроля качества и обеспечения качества, чтобы удовлетворить ожидания заказчика.
Улучшенного управления финансами. Это является следствием лучшего определения проекта, лучшего оценивания, более качественного бюджетирования и лучшего отслеживания фактических затрат относительно бюджета. Все это неизбежно приводит к лучшей финансовой предсказуемости и управляемости.
Более ранней остановки "плохих" проектов. "Плохие" проекты - это такие, которые по показателю рентабельности более не имеют смысла. Проект может стартовать с хорошим прогнозом отношения стоимость/результат. Тем не менее, если проект запаздывает и превышает бюджет, он может достигнуть порога, за которым его бизнес-обоснование уже не будет верным. Эффективное управление проектом позволяет Вам увидеть подобную ситуацию заранее, так что у Вас будет возможность принять наилучшее решение по перепланированию или прекращению такого проекта.
Большей опоры на метрики и принятия решений на основе фактических данных. Одним из наиболее изощренных аспектов процесса TenStep является то, что он обеспечивает руководство, облегчающее сбор метрик (измерения). Метрики предоставляют объективную информацию, которая помогает Вам достоверно определить, насколько эффективно и результативно Ваша команда работает, а также оценить уровень качества поставляемых результатов. Кроме того, метрики предоставляют Вам информацию, необходимую для принятия обоснованного заключения: были Ваши управленческие действия успешны или нет.
Улучшенной рабочей атмосферы. Если Ваш проект более успешен, Вы найдете дополнительные нематериальные преимущества, связанные с Вашей командой. Ваши клиенты будут больше вовлечены в проект, а команда проекта будет проявлять больше заинтересованности. Моральный дух будет выше, и команда проекта будет проникнута чувством профессионализма и самоуважения. Это должно иметь смысл. Люди, работающие в проблемных проектах, склонны быть несчастными, тогда как люди в успешных проектах, напротив, чувствуют себя прекрасно и делают работу еще лучше.
Люди, которые жалуются на то, что управление проектом - это большие накладные расходы, забывают о важном моменте. Все проекты, так или иначе, управляются. Вопрос только в том, насколько эффективно они управляются. Например:
-
Ваш проект собирается лицом к лицу встречать проблемы. Хотите Вы их устранять упреждающе или будете разбираться с ними по ходу дела?
-
Ваш проект поджидают потенциальные риски. Хотите Вы разрешать их до того, как они проявятся, или будете ждать, пока они не реализуются в виде проблем?
-
Собираетесь Вы активно коммуницировать или будете бороться с конфликтами и неопределенностью, вызванными недостатком информации по проекту?
-
Собираетесь Вы управлять объемом или будете бороться с превышениями бюджета и сроков, вызванными выполнением внеплановых работ?
-
Собираетесь Вы создавать качество в процессе создания результатов проекта или будете устранять ошибки и проблемы позже, когда затрат потребуется значительно больше?
Свойства проекта не станут изменяться в зависимости от того, будете Вы применять формализованные процессы управления или не будете. Изменится лишь то, как Вы справляетесь с различными событиями, происходящими по ходу выполнения проекта. Собираетесь Вы реагировать на них бессистемно и реактивно или все же активно и упреждающе, на основе систематически выполняющихся процессов?
Общеизвестно, что организации, следующие хорошо поставленным процессам, более успешны, чем остальные. Иногда организации, имеющие и выполняющие такие процессы, называют "процессно-ориентированными". Эти организации при равных условиях выполняют больше работы, причем, как правило, работы более выгодной, чем другие. Они также имеют необходимые организационные системы, помогающие делать более успешным каждого своего сотрудника, включая руководителей проектов.
Существует довольно много способов оценить, насколько хорошо Ваша организация следует стандартизованным процессам. Вероятно, одной из наиболее известных моделей оценивания является Модель Технологической Зрелости (Capability Maturity Model, CMMI), которая описана более детально на странице A1.1 Модель Технологической Зрелости CMMI.
Почему не все применяют эффективный проектный менеджмент
(A1.P2)
После прочтения материала до этого места Вы могли удивиться, почему еще не все используют такие хорошие приемы управления проектами. Или могли спросить себя, почему Вы сами до сих пор их не используете. Обычно, тому существует целый набор причин.
Хороший менеджмент проекта требует предварительных затрат времени и труда. Множество людей позиционируют себя как "человек дела". В навыках планирования они чувствуют себя не настолько уверенными. Для них обычным делом является обсудить проблему, а затем пойти и решить ее. Такой подход хорошо работает, когда речь идет о 5-часовой работе. Но он категорически неприемлем, если это 5 000 - часовой проект. Сопротивляйтесь побуждению немедленно приступить к работе! Проект будет завершен быстрее, если Вы его сперва правильно спланируете, а затем будете эффективно управлять им.
Ваша организация Вас не поддерживает. Очень трудно быть хорошим менеджером проекта в организации, которая не ценит навыки управления проектами. К примеру, если Вы уделили время созданию документа "Устав проекта", а Ваш клиент или начальник спрашивает, зачем Вы зря на это тратили время - Вы, вероятно, не будете слишком заботиться о процессе планирования своего следующего проекта. Чтобы быть более эффективной, организация в целом должна поддерживать общий процесс управления проектами.
Вам недостает необходимых навыков. Может оказаться, что недостаточность процессов управления проектами - вопрос не столько желания, сколько знаний и опыта. Иногда людям предлагают руководить проектами без какого-либо обучения либо стажировки. В этих случаях, они обречены бороться с проектом из последних сил, не имея необходимых инструментов и знаний. чтобы управлять проектом эффективно. Чаще всего это случается, когда в организации отсутствует Офис Управления Проектами (Project Management Office, PMO) либо другой орган, отвечающий за подготовленность руководителей проектов.
Старшие руководители считают, что проектный менеджмент - это программное обеспечение. Когда Вы ставите вопрос о проектном менеджменте перед некоторыми руководителями, они поначалу думают, что Вы пытаетесь внедрить какую-то программу, позволяющую Вам лучше управлять проектами. В действительности, если бы это был инструмент, Вам было бы гораздо проще убедить руководство в его ценности. Даже тот факт, что в некоторых аспектах управления проектами (к примеру, разработка рабочего плана и управление им) могут использоваться инструментальные средства, это еще не доказывает значимость проектного менеджмента. Действительная значимость заключается в упорядоченном использовании надежных, согласованных процессов.
В прошлом Вы потерпели неудачу. Когда заходит разговор о процессах, передовом опыте либо шаблонах, некоторые менеджеры немедленно представляют себе накладные затраты, задержки и бумаготворчество. Им не удается тут же связать это с выгодами, которые методология приносит. Общее содержание критицизма в отношении методологии заключается в том, что она, якобы, обременительна, бумагоемка и отнимает слишком много времени и внимания от реальной работы. Зачастую этот критицизм является логическим следствием того, что в прошлом Вы пытались применить методологию, не масштабировав ее правильным образом под размеры Вашего проекта. К примеру, если от Вас требовали 50-страничный документ "Паспорт проекта" или что-либо вроде того, хотя Ваш проект составлял всего 250 часов, Вы можете быть разочарованы в методологии управления проектами в целом. Тем не менее, это не является проблемой методологии, это всего лишь ее неправильное применение.
Участники команды опасаются контроля. Многим людям нравится иметь возможность работать творчески, с минимальной опекой. Они опасаются, что методы формального управления проектами приведут к плотному контролю, лишающему работу креативности и задора. В определенной степени они правы. Действительно, общие процессы и процедуры исключают креативность в областях, где Вы бы и не хотели ее иметь. К примеру, Вам не требуется креативность, чтобы бороться с неконтролируемым разрастанием объема проекта. Вам необходимо всего лишь следовать стандартным процессам, которые уже внедрены.
Руководство опасается потерять контроль. Если Вы действительно желаете эффективно внедрять дисциплину управления проектами в Вашей компании, Вы обязаны делегировать определенный уровень полномочий и власти менеджерам проектов. Некоторые руководители организаций и подразделений не желают расставаться даже с частью своих полномочий. Такие руководители могут намереваться назначить менеджеров проектов, чтобы те координировали работы, но в то же время, собираются сами принимать все решения и осуществлять полный контроль. Формальное управление проектами будет не возможно в организациях, где подобные страхи превалируют.
Некоторые из приведенных выше опасений естественны и логичны, хотя другие, все же, эмоциональны и иррациональны. Несмотря на то, что могут существовать реальные причины сомневаться в применимости формального менеджмента проектов, они должны быть преодолены. Критерий здесь возможен только один: если следствием формального менеджмента проектов явилось увеличение сроков их выполнения, увеличение их стоимости и снижение качества достигаемых результатов - не имеет смысла его использовать.
На практике, верно совсем обратное. Использование надежных методов и процессов управления проектами обеспечит Вам большую вероятность завершения проекта в срок, в пределах бюджета и с приемлемым уровнем качества.
Только, как было сказано, применяя процессы управления проектами, будьте разумны. Не стоит внедрять процессы стоимостью 10 миллионов, если Ваш проект стоит всего 10 тысяч. Рассмотрите все аспекты управления Вашим проектом и постройте процессы, адекватные Вашим конкретным потребностям.
Возможности приобретения методологии
(A1.P3)
Чтобы успешно внедрить методологию управления проектами, сперва осознайте для себя ценность того, что она надлежащим образом будет применяться на Ваших проектах. Чтобы успешно внедрить на предприятии методологию управления проектами, во-первых, она должна у Вас быть. Во-вторых, она должна обладать практической ценностью именно для Вашего предприятия, то есть давать максимальную отдачу при управлении проектами, которые для Вас типичны. В подавляющем большинстве случаев неуспех внедрения методологии бывает связан с разочарованием, наступающим от ее несоответствия специфике предприятия и выполняемых им проектов. Существует мудрое правило: Большая методология - для больших проектов, малая методология - для малых проектов. Отступление от этого правила ведет к дискредитации самой идеи постановки управления проектами.
Если Вам необходима хорошая методология управления проектами, существует два основных источника.
Создать ее самостоятельно. Вы можете разработать индивидуальную методологию, идеально отражающую философию и передовой опыт Вашей организации. Многие организации с разным успехом продолжают заниматься этим и по сей день.
Купить ее. Если Вы когда-либо разрабатывали методологию управления проектами, то, скорее всего, были удивлены, насколько она получается подобной большинству других методологий, уже давно применяемых людьми. С практической точки зрения, не имеет никакого значения, как Вы структурируете содержание методологии. Вам неизбежно потребуется определение конечного результата, планирование работ и ресурсов, управление объемом и рисками, коммуникации и т.д. Поэтому, многие компании предпочитают купить уже готовую типовую методологию или приобрести лицензию на ее использование. Такие методологии - заготовки обычно имеют все необходимое для успеха Вашей организации. Остается только выбрать это необходимое, а остальное - опустить.
Конечно, если Вы покупаете методологию, Вам все еще потребуется подгонять ее под специфические потребности Вашей организации. При этом, казалось бы, проявляются преимущества возможности №1. Но затраты времени и средств на такую подгонку оказываются несоизмеримо меньше затрат на самостоятельную разработку качественной методологии, в чем и заключается существенное преимущество возможности №2.
[Пред. страница - 0.0.0 Добро пожаловать!] [След. страница - Модель Технологической Зрелости CMMI]
