бюджет проекта

Управление проектом с нереальным бюджетом

Рано или поздно, каждый из нас может оказаться в ситуации, когда приходится принимать в управление проект, бюджет которого со всей очевидностью выглядит нереалистичным даже после того, как Вы предусмотрели все возможности его разумного удешевления. Прежде, чем «вступить на путь камикадзе», стоит пообщаться со спонсором Вашего проекта, чтобы достоверно выяснить факторы, ограничивающие бюджет проекта. Например, это может быть ограниченность бюджетных возможностей компании в текущем финансовом году. Или же, если Ваш проект выполняется по внешнему контракту, то вполне может оказаться, что отдел продаж намеренно занизил цену предложения ради победы в тендере. Тем не менее, не так уж редко бывает и так, что кто-либо из топ-менеджеров или даже сам спонсор проекта урезают проекту бюджет произвольно, без каких либо обоснований, исходя из собственных представлнений о мотивации команды на экономию расходов. Поняв источники и объективность таких ограничений, Вам будет гораздо легче мотивировать себя и команду на их выполнение, а также легче управлять ожиданиями заинтересованных сторон проекта в последующем, используя их интересы и возможности на пользу Вашего проекта.

Как только Вы хорошо поймете причины бюджетных ограничений, Вы сможете подобрать и применить адекватные приемы управления, которые помогут существенно повысить вероятность успеха Вашего проекта в тех непростых условиях, в которые он был поставлен. Наиболее типичными из таких приемов для данной ситуации являются следующие:

  • Сократите содержание проекта. Поговорите с Вашим спонсором о том, какими частями содержания проекта можно было бы поступиться, чтобы выдержать бюджетные ограничения. Во многих случаях можно найти отдельные требования к поставляемому результату или даже целые разделы функциональности, без которых можно обойтись либо вообще, либо до начала следующего финансового года, когда може открыться новое финансирование.
  • Идентифицируйте бюджет как риск и управляйте риском. Применение процесса управления рисками поможет более эффективно управлять ожиданиями всех заинтересованных сторон с самого начала проекта. В жизни часто бывает, что столкнувшись с риском недопоставки важной для нее части содержания проекта, находится заинтересованная сторона, которая поможет Вам хотя бы частично смягчить бюджетные ограничения. Ну и конечно же, работа с рисками обеспечит дополнительный приток идей относительно того, какими путями можно было бы уложиться в предоставленный бюджет.
  • Управляйте содержанием с нулевым допуском. В огромном количестве проектов, стартовавших с нереальным бюджетом, ситуация со временем еще более ухудшалась из-за того, что менеджер проекта «либерально» управлял его содержанием. Если Вам приходится руководить проектом подобного рода, то для его успеха или хотя бы выживания чрезвычайно важным условием является недопущение даже минимальных увеличений содержания проекта без формально утвержденного Запроса на изменение содержания проекта (можно бесплатно взять на нашем сайте). Строгое управление содержанием обеспечит Вам расходование бюджета проекта только на те работы, которые были согласованы изначально. А каждое официальное изменение содержания Вы сможете обратить на пользу своему проекту, используя процедуру утверждения Запроса на изменение для соответствующего пересмотра бюджета проекта.
  • Находите возможности для улучшения процессов. Наконец, посмотрите еще раз на Ваши расписание и бюджет, оцените еще раз подход к выполнению проекта. Поговорите с командой, с клиентами и с руководством о наличии каких-либо идей относительно того, как помочь проекту сократить затраты. Это позволит всем участникам ощущать себя причастными к разработке результатов и почувствовать ответственность за судьбу проекта. К примеру, Вам, возможно, удастся приобрести бывшее в употреблении оборудование вместо покупки нового. Или же вместо приобретения какого-то оборудования Вы сможете его арендовать на более выгодных для проекта условиях. Если Ваш проект работает на стороннего заказчика, то сэкономить бюджет по трудозатратам может помочь привлечение в проект персонала заказчика.

Хотя, на первый взгляд, может показаться, что Вас вынуждают отвечать за навязанный кем-то бюджет, который Вы не можете в полной мере контролировать, на самом деле в Ваших руках находится контроль над процессами управления, что не менее важно. Планомерно и систематически используя полномочия и инструментарий менеджера проекта, вполне реально привести к успеху даже тот проект, который казался в самом начале практически безнадежным. Реализовать каждый из упомянутых приемов и процессов управления Вам помогут Пакеты шаблонов документов для управления содержанием, сроками, бюджетом, рисками и коммуникациями в Магазине шаблонов ТенСтеп.

0 ответы

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!