обоснование проекта

10 аргументов для продвижения Вашего проекта

Время от времени перед каждым из нас возникает необходимость убедить свое руководство в том, что «для пользы дела» нужно реализовать тот или иной проект. Во всем мире практически невозможно найти компанию, которая имела бы достаточно ресурсов для реализации подобных предложений от всех своих инициативных сотрудников. Поэтому Вы ставите перед Вашим руководством непростую задачу принять взвешенное решение о том, направить ресурсы компании на Ваш проект или на что-то другое.

Одной из главных проблем при принятии такого решения является сложность и неочевидность сравнения проектов различного типа и назначения. Как бы Вы стали сравнивать проекты Финансового департамента с проектами Департамента продаж, производственных подразделений, подразделений ИТ и HR? Все из них имеют соответствующие преимущества, но совсем не просто определить, какие из проектов более выгодны организации или какие наиболее соответствуют ее целям.

В зависимости от того, установлены в Вашей компании формальные процессы управления портфелями или нет, инструменты сравнения проектов и Ваши методы убеждения руководства могут кардинально отличаться. Но и в одном, и в другом случае в интересах Вашего потенциального проекта будет привести убедительные для руководства аргументы в пользу его утверждения.

Общепринятым для решения такой задачи инструментом является документ, условно именуемый «Бизнес — обоснование». Документ описывает причины и основания для авторизации проекта в терминах его оценочной стоимости, сопровождающих его рисков, ожидаемых выгод и преимуществ и т.п. За подготовку Бизнес-обоснования проекта, как правило, может отвечать лицо, которое заинтересовано в получении бизнесом дополнительных преимуществ по результатам проекта. Очевидно, что к непосредственной разработке такого документа могут (а зачастую и должны) привлекаться необходимые специалисты различных направлений.

Если в Вашей компании нет формальных требований к содержанию Бизнес-обоснования, то мы рекомендуем включить в него 10 основных аргументов, которые позволят Вашему руководству принять правильное решение:

  • Краткое содержание проекта. Объем данного раздела следует ограничить несколькими параграфами, позволяющими понять, что, собственно говоря, предполагается сделать.
  • Допущения. Перечислите условия или события, которые необходимы для того, чтобы проект был успешным. Допущениями считаются вероятные обстоятельства (события и условия), вероятность которых мы в целях упрощения дальнейшего планирования и анализа принимаем за 100%. Хотя, строго говоря, их вероятность несколько меньше, и Ваше руководство должно быть уверенным в корректности принятых допущений.
  • Риски. Перечислите условия или события, которые могут оказать существенное воздействие на успех проекта. Риски имеют вероятность возникновения, но могут и не возникнуть вовсе. Чаще всего, риски рассматриваются как факторы негативного влияния на проект. Поэтому их важно знать, чтобы принять упреждающие меры по защите Вашего проекта. Стоимость таких мер также должна учитываться в оценке стоимости проекта.
  • Оценка достигаемых преимуществ. Вы должны постараться определить все материальные и нематериальные преимущества, достигаемые в итоге выполнения проекта. Оценка может выражаться в денежной форме, в трудозатратах, в иных категориях. Некоторые преимущества могут быть косвенными, но их также необходимо максимально полно оценить в материальном выражении, чтобы сравнение проектов было наиболее точным.
  • Оценка стоимости. Приведите настолько детальные оценки необходимых затрат, насколько это возможно. Ваша организация может установить стандартный уровень необходимой точности оценок, но обычно для Бизнес-обоснования считается достаточной точность 35%-50%.
  • Финансовая модель проекта. Возможно, Ваша организация уже имеет единую модель финансовой оценки для всех проектов (ROI, EVA, NPV и т.д.). Это особенно важно, если необходимо сравнивать разнородные проекты на основе единого подхода. Для надежного сравнения может оказаться целесообразным применить сочетание оценок по нескольким моделям. В любом случае, для принятия решения по Вашему проекту оценка затрат и полученных выгод по стандартным моделям будет очень полезна.
  • Соответствие целям компании. Охарактеризуйте соответствие работы назначению (миссии), стратегиям и целям Вашей организации. Очень хорошо, если Ваша организация заранее установила стандартную модель и общую схему определения соответствия работ в баллах, что дает возможность эффективно сравнивать разнородные проекты. Если такой модели еще нет, то соответствие можно привести в описательном виде.
  • Обязательность. Укажите, является ли данная работа обязательной. Например, некоторые работы могут быть обязательными по требованиям законодательства, даже если они не вполне соответствуют целям организации или не приносят ощутимой пользы бизнесу.
  • Срочность. Опишите необходимые временные рамки проекта. Некоторые работы могут иметь потребность в определенной дате начала, некоторые может потребоваться к определенной дате завершить. В других случаях, проекты могут выполняться в любое время на протяжении финансового года.
  • Последствия отказа в утверждении. Опишите последствия отказа от выполнения данной работы. Во многих случаях, это может быть более важным фактором приоритезации, чем польза для бизнеса или соответствие целям. Некоторые работы могут быть очень выгодны для бизнеса компании, но не настолько «чувствительны» в случае отказа или отсрочки. Поэтому, исходя из приоритетности и имеющихся ресурсов, некоторые очень выгодные и перспективные работы будет лучше отложить. Если есть такая необходимость, в этом разделе следует также указать последствия неполного выполнения тех или иных работ.

Может показаться, что для всего этого необходимо проделать огромную работу. Честно говоря, иногда так может и оказаться. Но не следует забывать, что Бизнес-обоснование используется для принятия решения о том, какие работы следует финансировать, а каким стоит подождать или отказать. Поэтому, разумное время, затраченное на обоснование такого решения, всегда окупится тем, что Ваша организация извлечет из своих усилий максимальную пользу. Если же к разработке Бизнес-обоснования подойти небрежно, то Ваш даже очень выгодный проект может не получить утверждения, поскольку покажется руководству недостаточно обоснованным.

Если Вы желаете разработать Бизнес-обоснование для своего проекта, но не знаете, с чего начать, или хотели бы при этом сэкономить время и свои усилия, Вы можете воспользоваться готовым шаблоном Бизнес-обоснования из нашего магазина шаблонов.

0 ответы

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!