качество проекта

Семь шагов рассмотрения качества проекта

Во многих случаях, для проекта бывает полезным привлечь кого-либо «с внешней стороны» для оценки процессов и результатов проекта на предмет соответствия ожиданиям. Менеджер проекта, функциональный руководитель или спонсор могут предусмотреть плановый аудит проекта, включив его в План управления качеством (см. шаблон Плана управления качеством в нашем магазине). Зачастую, подобные аудиты могут быть
также оговорены требованиями контракта.

«Внешней стороной» для проекта может быть нанятый консультант или собственный квалифицированный специалист, не задействованный в проектах. Некоторые компании поручают функцию проведения аудита проектов Офису управления проектами. Вполне также возможно, что директор проекта или спонсор проекта сможет провести такой аудит и самостоятельно. Кроме всего прочего, для уверенности в том, что Ваш проект движется в нужном направлении и заинтересованные стороны будут довольны его результатами, Вы также сами можете организовать рассмотрение своего проекта силами временно незанятого сотрудника.

Основное внимание при аудите качества проекта должно быть обращено на эффективность применяемых процессов управления проектом, а также на отклонения проекта и его результатов от заданных параметров. Правильно организовать рассмотрение качества проекта и извлечь из этого мероприятия максимально конструктивные выводы Вам поможет следующий несложный процесс.

  1. Уведомить стороны (Аудитор) – Аудитор уведомляет менеджера проекта о предстоящем аудите и согласует подходящие сроки и место. Остальные ключевые заинтересованные стороны также уведомляются об аудите.
  2. Подготовиться к аудиту (Аудитор) – Аудитор может заранее запросить определенную информацию. Он также может попросить менеджера проекта приготовиться обсуждать определенные аспекты проекта. Такая предварительная подготовка обеспечит эффективность предстоящей встречи.
  3. Провести начальное интервью (Аудитор, Менеджер проекта) – Во время начального интервью аудитор задает соответствующие вопросы, чтобы определить, не отклоняется ли проект от заданного курса. Если всплывают какие-либо области проекта, где есть отклонения, аудитор их фиксирует.
  4. Провести столько прочих интервью, сколько понадобится (опционально) (Аудитор, Команда проекта) – Во многих проектах аудит может завершиться уже после начальной встречи. Если же проект большой или сложный, аудитору может понадобиться больше данных для анализа. Это может потребовать провести интервью с членами команды проекта, клиентами, а также рассмотреть дополнительную документацию.
  5. Зафиксировать полученные данные (Аудитор) – Аудитор документирует данные о статусе проекта, о применяемых процессах управления, сравнивает их с передовыми практиками. Если в организации существуют принятые стандарты и политики управления проектами, аудитор определяет, насколько они выполняются. Кроме того, аудитор может зафиксировать рекомендации для более эффективного и упреждающего управления проектом.
  6. Рассмотреть черновик отчета об аудите (Аудитор, Менеджер проекта) – Аудитор встречается с менеджером проекта, чтобы обсудить предварительные выводы. Аудитор описывает обнаруженные недостатки в управлении проектом и дает рекомендации по их исправлению. Если это необходимо, менеджер проекта имеет возможность оспорить выводы и привести дополнительную информацию, чтобы выводы аудита были максимально адекватными, точными и продуктивными.
  7. Разослать и обсудить финальный отчет (Аудитор и другие) – Аудитор рассылает заинтересованным лицам отчет с полученными данными и рекомендациями. При необходимости, менеджер проекта может также разослать свой комментарий к отчету об аудите. В своем ответе он может либо согласиться с выводами аудита и изложить планы их внедрения, либо выразить несогласие с определенными пунктами и объяснить свою точку зрения. В последнем случае, спонсор проекта и директор проекта (функциональный руководитель менеджера проекта) должны будут принять решение, в какой части менеджеру проекта следовать приведенным рекомендациям, а в какой нет.

Приведенный выше процесс несложно реализовать, дополнив описанный пошаговый алгоритм шаблоном документа Рассмотрение качества проекта, который позволяет в структурированной форме отразить выводы аудита о соответствии проекта и выпускаемых результатов ожиданиям заинтересованных сторон.

0 ответы

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!