[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

6.1.2.1 Основы управления документами

(6.1.2.1.P1)

Чем больше проект, тем сложнее становится обеспечить совместный доступ к информации и к документам команде проекта и прочим заинтересованным лицам. Это особенно относится к тем случаям, когда над одним большим документом сообща работают более одного человека. Если менеджер проекта не подумает заранее о процессах управления документами, его команда рано или поздно столкнется с проблемой поиска соответствующей информации. Обычно это затем выливается в путаницу и сверхплановые работы по исправлению ошибок.

В целом, идея управления документами подобна тому, что принято делать при управлении исходными кодами компьютерных программ. Там для этого применяется специализированное программное обеспечение управления изменениями или база данных. Они обеспечивают контроль версий кода и отслеживают авторство внесенных изменений. Без подобных инструментов разрабатывать и поддерживать большие компьютерные программы крайне затруднительно. Аналогичным образом, документы также должны управляться и контролироваться, особенно - в больших проектах.

Данную концепцию помогут объяснить несколько примеров. Предположим, Ваш проект должен создать много документов, требующих организованного хранения и общего использования. Например, это будут Устав проекта, Журнал регистрации неотложных вопросов, Спецификация требований, План тестирования и т.д. После того, как документы будут созданы, команда проекта должна будет знать, где они хранятся. В зависимости от Вашей инфраструктуры и правил, документ может оказаться в сетевой папке с файлами, в папке на диске Вашего компьютера, в базе данных системы управления документами и т.п. После создания документа, Вы должны знать, кто может получить к нему доступ. Большинство документов могут быть доступны всей команде проекта, но Вы захотите ограничить некоторые права только просмотром, запретив вносить изменения. Вы должны также решить вопрос об общих правилах именования документов: как исходных, так и их версий. К примеру, если Вы обновляете Устав проекта, должен ли старый документ замениться новым? Вероятно, Вы захотите сохранить предыдущую версию Устава, а затем обозначить новый документ как версию 2. Все эти вопросы описываются в процедурах управления документами.

Теперь взглянем на Статус-отчеты. Вы должны заранее определить правила их наименования. Если каждый участник команды проекта отправляет менеджеру еженедельный отчет, то очень скоро у менеджера накопятся сотни Статус-отчетов. Если формат имени документа "Дата/Имя/Статус-отчет", то отчеты будут сортироваться в хронологическом порядке. Если документы называются "Имя/Статус-отчет/Дата", то они будут отсортированы по сотрудникам. Возможно, менеджер решит просто удалять Статус-отчеты после рассмотрения и обобщения. Все эти вопросы также относятся к сфере управления документами.

Управление документами малого проекта просто до тривиальности. В случае больших проектов, эти процессы должны планироваться заранее, так как в противном случае при выполнении работ проекта неизбежно возникнут недоразумения, ошибки и внеплановые издержки.

Структурированные и неструктурированные данные

(6.1.2.1.P2)

Информация может храниться в виде данных в одном из двух видов: структурированном и неструктурированном. Структурированность данных обозначает, что они хранятся в повторяющемся упорядоченном формате. К структурированным данным относятся файлы, таблицы, базы данных и т.п. Этот тип данных легко хранится и предоставляется потребителям с помощью компьютерных программ.

С другой стороны, неструктурированные данные, обычно, хранятся в удобных для восприятия человеком форматах, хотя такие форматы затрудняют автоматическое управление данными. Неструктурированные данные включают документы, изображения, графику, видео, аудио и т.п.

Несмотря на то, что основной заботой большинства команд проектов являются рабочие документы, концепция управления документами может быть расширена и на любые другие виды неструктурированных данных Вашего проекта. Иначе говоря, если проект производит аудио и видео файлы, Вы можете использовать те же самые приемы единообразного именования файлов, индексирования, хранения в репозитории и т.д.

Примеры структурированных и неструктурированных данных приведены в следующей таблице.

Структурированные данные

Поля, записи, файлы, таблицы, программный код, модели и т.п.

Управляются спец программами, базами данных

Инструменты управления программными кодами

Тяжело организовать без инструментальной поддержки

Неструктурированные данные

Документы, графика, тексты, видео и т.п. text, video, chat

Программных средств управления мало, но появляются все новые

Инструменты управления документами и знаниями

Можно организовать без инструментальной поддержки

Основы управления документами

(6.1.2.1.P3)

Рассмотрим компоненты процесса управления документами. Приведенный ниже процесс можно модифицировать под особенности Вашего проекта и включить в План управления проектом, который Вы будете разрабатывать на шаге 1.0 Определи работу. Многие из компонентов процесса нужны для поддержки последовательности стадий, которые документ будет проходить в виде своего жизненного цикла, описанного в разделе Жизненный цикл документа.

Практически, управление документами не столько последовательный процесс, сколько эффективный подход и совокупность приемов обращения с документами. Чем больше проект, тем больше он зависит от наличия такого подхода, и тем строже и формальнее должно осуществляться управление документами. Пренебрегая этим аспектом управления, Вы можете прийти к состоянию хаоса и паралича в исполнении проекта. Общий план управления документами может включать следующие разделы. Эти разделы не являются последовательностью процесса, так как большинство из них может внедряться и выполняться в произвольном порядке.

[Пред. страница - 6.1.2 Средние проекты]   [След. страница - 6.1.2.2 Жизненный цикл документа]