[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

6.1.2.2 Управляй документами / Жизненный цикл документа

(6.1.2.2.P1)

Руководителю проекта целесообразно определиться с этапами, которые должен пройти документ на пути от создания до завершения. Такое понимание позволит всем участникам проекта однозначно понимать статус работ по созданию документа, а также позволит руководителю отводить адекватное количество времени на завершение таких работ. Например, если участник команды проекта утверждает, что он берется разработать документ за две недели, то значит ли это, что через две недели документ будет утвержден? Или же в этот срок будет готова к рассылке на рассмотрение его финальная черновая версия?

Конечно же, не всем документам требуется проходить абсолютно все стадии создания и утверждения. Учитывая специфику конкретного документа, Вы можете исключить некоторые или даже большинство стадий из его жизненного цикла. Некоторые из стадий рассмотрения, определенных далее, Вы можете использовать в качестве составной части процесса контроля качества для документов.

Нажмите здесь для просмотра диаграммы данного процесса.

 

Роли

Этапы жизненного цикла документа

1

Автор документа

Планировать документ

Иногда Вы можете просто сесть за стол и начать писать документ. Но чаще всего, все же, Вам придется потратить некоторое время на его планирование. Обычно, это время тем больше, чем сложнее и больше будущий документ. Во многих случаях, Вы также не можете сразу приступить к написанию, поскольку Ваши мысли еще не совсем упорядочены, и замысел документа не вполне у Вас сложился. Подготовка и планирование документа, которые включают составление структуры разделов и тезисов содержания, помогут Вам начать разработку. Итогом планирования большого документа может стать его план - проспект.

2

Автор документа

Создать исходную черновую версию

На этом этапе создается черновая версия документа. Если за этим не потребуется каких-либо согласований и утверждений, то этот этап будет и последним. Основная часть трудозатрат по разработке документа приходится именно на этот этап. Последующие этапы могут занять гораздо больше времени, но их трудоемкость, как правило, бывает значительно меньше, чем при создании исходной черновой версии.

3

Автор документа

Распространить документ для отзывов и внести изменения

Данный этап, состоящий из двух шагов (видов работ), включает рассылку документа для рассмотрения заинтересованными инстанциями и лицами, а также внесение в него изменений, вытекающих из полученных отзывов. В зависимости от особенностей документа, данные шаги могут составлять итеративный процесс. Документ может быть сперва подвергнут внутреннему рассмотрению, затем рассмотрению заинтересованными сторонами, затем может быть представлен на рассмотрение руководству. После каждого из рассмотрений документ последовательно дорабатывается в соответствии с полученными отзывами, а затем направляется на следующее рассмотрение.

4

Автор документа

Получить уверждение документа

После завершения всех рассмотрений и доработок, документ готов для заключительного утверждения. Некоторые документы нуждаются в формальном письменном утверждении. Другие - могут быть просто признаны вступившими в силу после реализации отзывов заинтересованных сторон.

Подобно всем прочим видам выходной продукции, у документа могут быть последующие обновления и улучшения. В каждом из таких случаев документ может проходить свой сокращенный жизненный цикл доработки.

[Пред. страница - Основы управления документами]   [След. страница - Черновые версии документов]