[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

6.1.2.3 Черновые версии документов

(6.1.2.3.P1)

Черновой версией считается документ, который подготовлен автором, но с точки зрения использования еще не авторизован. В блольшинстве случаев, это объясняется тем, что документ должен перед тем пройти процедуру рассмотрения и утверждения. Черновые версии могут храниться в рабочих областях авторов, но для больших проектов, особенно, если авторов два и больше, может иметь смысл хранить их в специальной папке для черновых версий. Процесс утверждения черновых версий может выглядеть следующим образом:

 

Роль

Процесс утверждения документа

1

Автор документа

Документ создается и разрабатывается в рабочей области автора.

2

Автор документа

После завершения разработки черновой версии, документ перемещается из рабочей области автора в папку для черновых версий. Документ остается там до тех пор, пока автор не заменит его доработанной версией или пока документ не будет утвержден и перемещен автором в папку утвержденных документов.

3

Автор документа

Черновая версия документа рассматривается теми, кто привлекается к рассмотрению и/или согласованию. Отзывы, замечания и предложения участники рассмотрения и согласования направляют автору документа.

4

Автор документа

Если требуется, черновая версия копируется в рабочую область автора, где он вносит правки по результатам обратной связи от участников рассмотрения и согласования. Доработанный документ затем заменяет его предыдущую версию в папке для черновых версий.

5

Автор документа

Если черновая версия устраивает всех или только тех, с кем она должна быть согласована, то автор получает на нее утверждение уполномоченного лица.

6

Автор документа, библиотекарь

После утверждения документ перемещается в папку для утвержденных документов. Если это необходимо, то он также распечатывается и сдается в библиотеку (канцелярию), где учитывается и используется установленным порядком.

Ценность такого подхода состоит в том, что команда проекта всегда имеет только одну официальную черновую версию документа и только одну утвержденную, разрешенную для использования.

[Пред. страница - Жизненный цикл документа]   [След. страница - Типовая структура хранилища документов]