[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

6.1.3.1 Особенности управления документами большого проекта

(6.1.3.1.P1)

Менеджеру большого проекта стоит просмотреть все, что касается управления документами среднего проекта. В большинстве случаев, описанного там подхода бывает достаточно и для большого проекта. Дополнительно ему также могут помочь следующие мероприятия.

  • Назначьте библиотекаря. Создав хранилище документов для большого проекта, Вам вероятно захочется, чтобы кто-то отвечал за порядок в этом хранилище. Это совсем не сложно, если проект средний или малый. Если же у Вас большой проект с сотнями и тысячами документов, то задача может потребовать ощутимых трудозатрат, возможно даже полной загрузки сотрудника. Вам может также потребоваться заместитель на время отсутствия основного библиотекаря. В большинстве же случаев, библиотекарь - роль, требующая частичной занятости. Как вариант, библиотекарь может быть один на несколько больших проектов. Обязанности библиотекаря могут включать следующее:

    • Координировать работы, связанные с хранением документов

    • Разрабатывать, внедрять и поддерживать стандарты и инструкции по использованию хранилища

    • Выявлять и решать проблемы процесса хранения документов

    • Управлять доступом к разделам хранилища и документам

    • Архивировать и удалять старые документы, а также выполнять резервное копирование хранилища.

Не бойтесь назначать библиотекаря. Даже для вполне большого проекта эта роль может потребовать всего 10% рабочего времени. Зато если Ваш проект связан с большим числов документов, наличие такой роли может оградить его от многих достаточно серьезных неприятностей, связанных с повреждением или утратой документа.

  • Установите права доступа. Права доступа определяют, кто может смотреть документы, и кто имеет право их изменять. Большинство документов должны быть доступны для чтения всей командой проекта. Некоторые документы могут потребовать ограниченного доступа. Наиболее избирательно следует поступать с правами вносить в документы изменения. Наиболее общее правило заключается в том, что только автор, создавший документ, имеет право вносить в него изменения.

Если Вы используете автоматизированную систему управления документами, реализовать права доступа не представляет особой сложности. Не так уж сложно это сделать и для обычной структуры папок на сетевом диске. Например, Вы можете установить режим "только чтение" для папок с утвержденными документами и запретить доступ всем, кроме особой группы пользователей, к папке с финансовой информацией.

  • Разработайте ключевые слова для индексирования и быстрого поиска документов. В зависимости от технологии хранения документов, у Вас может быть возможность контекстного поиска документов или поиска по ключевым словам. Также поиск бывает возможен по названиям файлов и документов (что делает применение единых правил именования документов особенно важным). Ключевые слова также могут быть стандартизованы для различных типов документов. Например, они могут включать заголовок документа, тему, фамилию автора, дату утверждения и список других особых атрибутов документа.

  • Определите процедуры обновления документов. Все участники команды должны быть вольны распоряжаться с документами в своей рабочей области. Но по остальным разделам хранилища команда должна с самого начала установить правила обновления и затем строго их придерживаться. Например, может ли каждый автор самостоятельно помещать в соответствующую папку вновь созданную им или обновленную черновую версию документа. Или кто имеет право публиковать утвержденные документы. Проще всего эти вопросы решаются, если Вы назначили библиотекаря. Процедуры могут выглядеть следующим образом:

    1. Участники команды отправляют документы библиотекарю после их утверждения, а также по завершению каждой фазы или всего проекта. Опционально участник команды заполняет сопроводительную записку, где указывает характер документа, статус, ключевые слова, дату утверждения, номер версии, место хранения и т.д.

    2. Библиотекарь проверяет соответствие документа стандартам проекта и при необходимости отказывает в приеме на хранение.

    3. Если документ соответствует требованиям, библиотекарь размещает его в соответствующей папке на хранение.

  • Определите сроки хранения и архивирования документов. Архивирование и удаление документов из хранилища упрощает поиск в нем актуальной информации. Например, еженедельные индивидуальные статус-отчеты незачем хранить более трех месяцев. А Устав проекта желательно хранить до самого завершения. Библиотекарь может следить за этим и удалять устаревшие документы из хранилища после архивирования.

  • Установите порядок резервного копирования и восстановления хранилища. Если резервная копия хранилища документов не делается автоматически, Вам стоит позаботиться о наличии такого регулярного мероприятия в графике проекта. Частота резервного копирования должна быть адекватна скорости обновления информации в хранилище. Хотя бы одна из резевных копий должна храниться в удаленном месте на случай пожара или иного стихийного бедствия.

  • Периодически проверяйте хранение документов. Если проект очень велик и хранилище документов также обширно, может иметь смысл запланировать и осуществлять согласно графику регулярные проверки состояния хранилища и процесса хранения документов. Проверяться может следующее:

    • Резервные копии хранилища делаются и хранятся надлежащим образом

    • Документы регулярно архивируются и удаляются

    • Документы хранятся в надлежащих местах

    • Документы снабжаются положенными ключевыми словами и индексируются

    • Документы добавляются регулярно и по завершению основных фаз проекта.

[Пред. страница - 6.1.3 Большие проекты]   [След. страница - 6.1.3.2 Примеры плана коммуникаций]