[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

6.2.1 Приемы управления документами

 

Используйте встренный процесс управления документами

(6.2.1.P1)

Применяя автоматизированную систему управления документами, максимально используйте присутствующие в ней стандартные возможности. Как правило, нет смысла переделывать ее "под себя". Например, большинство таких систем поставляются уже с готовой логической структурой. Вам достаточно подставить туда свои названия разделов, чтобы все заработало. Как правило, в таких системах уже реализованы стандартные схемы версионирования, индексирования, использования ключевых слов и процесса утверждения. Используйте все эти стандартные возможности, не тратя время на сложные настройки. На результаты проекта это вряд ли повлияет.

Правильно распорядитесь документами по завершению проекта

(6.2.1.P2)

После завершения проекта большинство документов должны быть заархивированы, но в отношении некоторых из них этого может быть недостаточно. Например, часть документов проекта внедрения информационной системы должны оставаться в хранилище, доступными для пользователей системы (в частности, Руководство пользователя). Другие - должны быть переданы службе поддержки.

В некоторых компаниях используется центральный репозиторий для документов всех проектов, которые возможны для повторного использования. Например, спецификация требований одного проекта может быть с соответствующими изменениями использована в другом проекте той же предметной области. Программу испытаний также незачем каждый раз писать заново. После завершения проекта Вы с библиотекарем должны определить, какие документы Вашего проекта в будущем могут использоваться Вашей организацией и другими проектами.

Предоставьте каждому участнику команды свою рабочую область

(6.2.1.P3)

Чаще всего, хранилище документов не включает в себя рабочие области участников команды (если только эта функция не встроена в программное обеспечение управления документами). В то же время, каждый участник команды должен иметь свою индивидуальную рабочую область, где бы он мог создавать, разрабатывать и дорабатывать свои документы. Это может быть отдельная структура каталогов на общем сетевом диске или же просто индивидуальная папка в общем репозитории проекта. Наличие такой рабочей области имеет ряд предпочтений по сравнению с работой непосредственно на диске персонального компьютера. Главным из них является возможность централизованного резервного копирования рабочих областей и лучшего обеспечения сохранности разрабатываемых документов.

Собирайте отзывы на документ в сводку

(6.2.1.P4)

Рассылая документ на рассмотрение, отзывы на него Вы можете получить в разнообразной форме. Вам могут вернуть файл документа с правками и комментариями по тексту. Вы можете получить письмо с замечаниями или пожеланиями. Иногда отзыв может поступить по телефону или даже во время обеда в столовой. В этом разнообразии не трудно упустить что-либо существенное. Заведите в проекте правило: результаты рассмотрения каждого документа должны быть обобщены в сводке отзывов. Форма такой сводки может быть предельно простой:

Каждый отзыв будет отражаться одной или несколькими записями в сводке отзывов. В своих комментариях по каждой такой записи автор документа указывает, каким образом он отреагировал на соответствующее замечание, пожелание или предложение. Подобная информация, рассылаемая участникам предыдущего рассмотрения вместе с доработанной черновой версией документа, даст возможность понять, какие и почему документ претерпел изменения. Для снижения трудозатрат при разработке документов имеет смысл установить правило, согласно которому отзывы на документы должны преставляться сразу в формате, соответствующем будущей сводке.

[Пред. страница - 6.2 Приемы]   [След. страница - 6.3 Управляй коммуникациями / Краткая справка]