[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

9.2.3 Управляй качеством / Вопросы обеспечения качества

(9.2.3.P1)

К обеспечению качества относятся все действия и работы, направленные на подтверждение правильности процессов, используемых для создания конечного результата. Это процесс, особенно полезный для высших руководителей и спонсоров. Высшее руководство, как правило, не имеет достаточно времени или квалификации, чтобы проверить, насколько выходная продукция завершена, корректна и соответствует высокому качеству. Однако они вполне могут обсуждать процессы, используемые для создания конечного результата, чтобы определить, являются ли они приемлемыми и зрелыми.

Что могут представлять собой вопросы по обеспечению хорошего качества? Как Вы отнесетесь к следующим вариантам:

Это все не достаточно квалифицированные вопросы обеспечения качества. Они не конкретны, и полученные на них ответы не помогли бы определить общий статус проекта. Это типичные примеры из случая "задайте глупый вопрос - получите глупый ответ". Вопросы обеспечения качества должны быть предельно конкретны и направлены на определение текущего состояния проекта. Правильные вопросы обеспечения качества должны раскрыть состояние процессов, используемых для управления проектом. Далее в данном разделе будут приведены примеры более квалифицированных вопросов по обеспечению качества.

В дополнение к взгляду на текущие процессы, одной из основных предпосылок для мероприятий по обеспечению качества является выявление неправильного течения дел. Например, вы можете спросить, как создавался и утверждался документ, и можете получить правильный ответ. Однако рецензенту необходимо уметь определить, идет ли процесс должным образом настолько строго, насколько это требуется. Вопросы должны затрагивать те области, в которых могут иметь место отклонения от принятых процессов, а также иметь возможность обсуждать влияние этих отклонений на состояние проекта.

Рассмотрение качества должно раскрывать дефекты процессов. Однако, это та область, где вступает в силу субъективное мнение. Аудитору необходимо сознавать, что процессы, используемые в проекте, могут быть несовершенными, но при этом оставаться достаточно хорошими. Ни один проектный менеджер (и даже ни одна организация) не может позволить себе тратить время и трудозатраты на то, чтобы довести процессы до совершенства. Всегда существует некоторая возможность какой-либо неполадки с любым процессом. Тем не менее, в большинстве случаев, это не приводит к настолько серьезной проблеме, чтобы потребовалась дополнительная работа по исправлению ситуации. Если последствия серьезные, то Вам, конечно, придется процессом заняться. Однако, если они не существенны, то выполняемость процесса 80/20 будет как раз достаточной.

Обеспечение качества должно сосредоточиться на наличии именно "хороших" процессов и на том, чтобы эти "хорошие" процессы выполнялись. В подавляющем большинстве случаев, процессам вовсе не нужно быть совершенными.

Аудит обеспечения качества

(9.2.3.P2)

Во многих случаях, может иметь смысл привлечь независимую сторону для оценки используемых процессов управления проектом и для двойной проверки, чтобы убедиться в продвижении проекта в соответствии с ожиданиями. Руководитель проекта или функциональный менеджер могут запросить аудит проекта, как часть общей программы управления качеством. В некоторых случаях, как, например, в правительственном проекте, регулярные аудиты могут проводиться, как часть условий контракта. В качестве "независимой стороны" может быть любой компетентный специалист, сторонний по отношению к проекту. В некоторых организациях могут иметься внутренние специалисты по аудиту проектов. Вполне возможно, что проверку выполнит Спонсор или Директор проекта. "Независимой стороной" может также быть подрядчик или внешний консультант, хотя в этом, как правило, не бывает необходимости.

Лицо, выполняющее аудит, может быть функциональным менеджером, спонсором, специалистом по аудиту проектов или любым внутренним или внешним специалистом, который знает, какие вопросы следует задавать, и умеет понять, насколько правильны ответы. Аудит концентрируется на выяснении того, применяются ли эффективные процессы управления проектом, и на установлении, находится ли проект в запланированном состоянии. Основное внимание при этом уделяется обеспечению качества, поэтому основным содержанием аудита является проведение интервью по выяснению состояния процессов, используемых для создания продукции. Аудит может проводиться по следующей схеме:

№ п/п

Роли

Действия по аудиту проекта

1

Аудитор

Уведомляет стороны
Аудитор уведомляет проектного менеджера о предстоящей проверке и согласует удобное время и место ее проведения. При необходимости, ставятся в известность об аудите и другие заинтересованные лица.

2

Аудитор

Готовится к проверке
Аудитор может заранее запросить определенную информацию. Он может также попросить менеджера проекта подготовиться к обсуждению определенных аспектов проекта. Это позволит более продуктивно использовать время при последующих встречах.

3

Аудитор,
команда проекта

Проводят первичное интервью
Во время первоначальной встречи аудитор задает соответствующие вопросы, чтобы убедиться, что проект находится под контролем. При наличии, он отмечает те сферы деятельности, которые не идут по плану или вызывают озабоченность.

4

Аудитор,
команда проекта

Проводят столько интервью, сколько потребуется
Для многих проектов аудит может завершиться на первичном интервью. Если проект большой или сложный, аудитору может понадобиться последующий анализ. Он может включать дополнительные встречи с членами команды и клиентами, а также рассмотрение документации.

5

Аудитор

Документирует полученные сведения
Аудитор документирует выявленные сведения о статусе проекта, а также об используемых процессах в сопоставлении с передовым опытом. Если организация имеет стандарты и правила управления проектами, аудитор определяет, насколько они выполняются в данном проекте. Аудитор также должен дать рекомендации по принятию мер, которые бы обеспечили более эффективное и упреждающее управление проектом.

6

Аудитор,
менеджер проекта

Рассматривают проект отчета по аудиту
Аудитор встречается с руководителем проекта, чтобы обсудить собранные сведения. Аудитор описывает все недостатки управления проектом и дает рекомендации для их устранения. Такое обсуждение дает возможность менеджеру проекта предоставить, если необходимо, встречные доводы. Во многих случаях начальные выводы аудитора могут быть изменены на основании квалифицированной обратной связи от руководителя проекта.

7

Аудитор

Отчитывается о результатах аудита
Аудитор распространяет заключительный отчет с выводами и рекомендациями. Отчет об аудите может также сопровождаться письменным комментарием руководителя проекта, в котором тот может принять или отвергнуть некоторые пункты, а также наметить предложения либо планы по их выполнению. Руководитель проекта вправе выразить свое несогласие с определенными рекомендациями отчета и обосновать свое мнение. В таких случаях спонсору и директору проекта нужно будет решить, должен ли проектный менеджер выполнять рекомендации аудита или нет.


Вопросы обеспечения качества

(9.2.3.P3)

В зависимости от фазы, в которой находится проект, для обсуждения обеспечения качества могут быть использованы следующие вопросы.

Фаза проекта

Вопросы по обеспечению качества

Предварительное определение проекта

  • Правильно ли был определен спонсор, и одобрен ли формально проект?
  • Написан ли Устав проекта и одобрен ли он соответствующими руководителями и спонсором?
  • Принимали ли участие в планировании проекта ключевые заинтересованные лица?
  • Являются ли адекватными требования к ресурсам?
  • Создан ли обоснованный график проекта?
  • Определены ли главные вехи для управления, контроля и отчетности?
  • Выполнены ли надежные оценки по стоимости, трудозатратам и срокам?
  • Какой План управления проектом будет использоваться?
  • Существуют ли критерии завершенности и корректности для каждого из основных конечных результатов?

Окончание каждой из основных фаз проекта

  • Использует ли проектный менеджер график для управления работой команды проекта?
  • Четко ли график отображает оставшуюся часть работы?
  • Отражает ли график в деталях работу, предстоящую в ближайшие три месяца (или до следующей главной вехи)?
  • Может ли проектный менеджер ясно объяснить, где находится проект в настоящий момент и где он должен быть в это время согласно плану?
  • Будут ли получены все конечные результаты, указанные в Уставе проекта?
  • Используются ли надежные процессы для управления проблемами, объемом и рисками?
  • Обновляется ли Устав Проекта, чтобы отражать любые существенные изменения в проекте?
  • Поддерживает ли руководитель проекта эффективную коммуникацию посредством статус-совещаний и статус-отчетов?
  • Находится ли проект в графике относительно стоимости, сроков и качества?
  • Доволен ли клиент ходом проекта?
  • Управляются ли ожидания заказчика должным образом?

Завершение сбора бизнес - требований

  • Задокументированы ли бизнес - требования и одобрены ли соответствующими представителями клиента?
  • Какая другая выходная продукция произведена на данной фазе проекта и одобрена ли она клиентом?
    Примеры могут включать следующее:
    • Концептуальный дизайн системы
    • Стратегия тестирования
    • Стратегия преобразования данных
    • Стратегия обучения.
  • Следует ли проект соответствующим стандартам, директивам и политике компании?

Завершение проектирования, разработки (производства), тестирования

  • Какая выходная продукция выпущена проектом во время текущей фазы? Одобрена ли она клиентом?
    Примеры могут включать следующее:
    • Технический дизайн
    • План тестирования
    • План обучения
    • План преобразования данных
    • Протестированное решение
  • Как проходило тестирование, как будет проводиться обучение и как будут преобразованы данные?
  • Следует ли проект соответствующим стандартам, директивам и политике компании?
  • Следуют ли разработчики архитектурным и прочим технологическим стандартам компании?

Передача продукта в эксплуатацию

  • Был ли продукт официально утвержден и принят спонсором проекта прежде, чем его передали в эксплуатацию?
  • Обеспечивает ли команда проекта поддержку продукта на начальном этапе эксплуатации?
  • Все ли первичные проблемы решаются в установленные сроки?
  • Переходит ли продукт к команде поддержки в организованном порядке?


[Пред. страница - Вопросы контроля качества]   [След. страница - Статистический контроль процесса]