план коммуникаций проекта

Разработка Плана управления коммуникациями проекта

Сегодня, в продолжение темы управления коммуникациями проекта, мы приведем пошаговое руководство по планированию коммуникаций. Совершенно очевидно, что ведущая роль во всех перечисленных ниже действиях принадлежит менеджеру проекта. Но если вы хотите разработать действительно эффективный план, вам нужно постараться привлечь к его созданию максимум участников, включая команду проекта, заказчика и другие ключевые заинтересованные стороны.

Разработка Плана управления коммуникациями проекта

Шаг 1. Определить заинтересованные стороны проекта

Чем больше вы будете знать о заинтересованных сторонах проекта, тем лучше. Хорошей практикой является вести учет заинтересованных сторон в соответствующем реестре, где отмечать также результаты их анализа по ключевым признакам (например, интерес к проекту, влияние, квалификация, доступность и т.п.). В некоторых случаях, это будут группы людей с одинаковыми информационными потребностями, например, Координационный совет. В других случаях — одиночные лица, например, Спонсор. Важно помнить, что состав и характеристики заинтересованных сторон на протяжении проекта могут меняться, и не забывать обновлять их реестр как регулярно, так и перед началом новой фазы проекта.

Шаг 2. Определить информационные потребности каждой из заинтересованных сторон

Типичной ошибкой на данном шаге является то, что менеджер проекта забывает о собственной потребности доводить до заинтересованных сторон определенную информацию о проекте. В качестве подсказки, мы можем рекомендовать вам обратить внимание на три категории информационных потребностей для каждой из выявленных заинтересованных сторон.

  • Обязательные коммуникации. Обычно, сюда относится различного рода статус-отчетность, финансовая отчетность, отчетность перед государственными органами и т.п. Данного рода информация «выталкивается» из проекта потребителям на плановой основе без каких-либо внешних запросов.
  • Рабочие коммуникации. К таким потребностям относят сведения, которые могут оказаться людям интересными или даже необходимыми в процессе выполнения ими своей работы. Такая информация делается доступной, но потребителю, чтобы получить ее, потребуется самому проявлять инициативу. То есть такого рода информация «вытягивается» из проекта потребителями.
  • Маркетинговые коммуникации. Такие коммуникации специально организуются для того, чтобы поддерживать энтузиазм и позитивное отношение к проекту и к его результатам. Данный вид информации также «выталкивается» из проекта необходимым людям без их напоминания или даже помимо их желания. Если ваш проект будет сопряжен с изменениями в корпоративной культуре или в способе, которым люди выполняют свою работу, то вам также может потребоваться спланировать и реализовать «брэндинг» проекта (об этом – в следующих выпусках рассылки).

Шаг 3. Для каждой из заинтересованных сторон определить способы удовлетворения информационных потребностей

Для менеджера проекта важно использовать возможности статус-отчетности для управления ожиданиями заинтересованных сторон. Кроме того, для каждой из сторон по каждому виду необходимой информации определите, как часто она должна доводиться и какой из методов доведения будет приемлемым. Это наиболее творческая часть работы по планированию коммуникаций, поэтому будьте максимально креативны или воспользуйтесь помощью команды и специалистов. Например, все заинтересованные стороны, по-прежнему, будут нуждаться в информации о статусе проекта, содержащейся в регулярных статус-отчетах. Может оказаться, что в ваших интересах будет ежемесячно докладывать эту информацию на личной встрече со спонсором, чтобы тут же решать накопившиеся вопросы, а ежеквартально — докладывать статус на совещании Координационного совета, где решать вопросы стратегического характера. Тот же статус, но освещенный под определенным углом, будет целесообразно ежемесячно или ежеквартально распространять среди будущих пользователей, персонала заказчика или населения, чтобы поддерживать благоприятное общественное мнение о проекте. Некоторые из возможных способов коммуникаций рассмотрены нами в предыдущем выпуске рассылки.

Шаг 4. Оценить необходимые затраты и достигаемый эффект

Оцените трудозатраты и другие расходы, необходимые для распространения информации по каждому из видов и способов коммуникаций, определенных на шаге 3. Кроме того, оцените также потенциальную пользу от каждого из видов коммуникаций для получателя и для команды проекта, воспользовавшись для этого какой-либо балльной шкалой (например, Высокая / Средняя / Низкая). Для снижения субъективности оценок крайне желательно делать эту работу с экспертами, хотя бы с командой, а затем оценки экспертов осреднить.

Шаг 5. Приоритезируйте коммуникации

Присвойте минимальный приоритет всем вариантам коммуникаций, которые обеспечивают малую пользу и сопряжены с большими затратами. Затем пометьте варианты с малой пользой, но и незначительными трудозатратами. Максимальный приоритет присваивайте коммуникациям, обеспечивающим большую пользу и не требующим больших затрат со стороны команды или бюджета. Те варианты, которые полезны, но дороги, рассмотрите особо. Какие-то из них Вы все-таки признаете приоритетными, а от каких-то посчитаете возможным отказаться. В зависимости от возможностей Вашего проекта, наиболее приоритетную часть вариантов включите в План управления коммуникациями.

Шаг 6. Включите в план обязательные коммуникации

Независимо от результатов приоритезации, включите в План управления коммуникациями все варианты, которые относятся к обязательным для проекта или для его окружения. Сюда, определенно, войдет отчетность о статусе проекта, но могут встретиться также различные специальные отчеты, необходимые для Вашей компании, государственных органов, инвесторов и т.п.

Шаг 7. Добавьте мероприятия из Плана управления коммуникациями в расписание проекта

Внесите все работы по запланированным коммуникациям в расписание проекта, указав сроки, ресурсы и трудозатраты. Это позволит вам организовать исполнение и текущий контроль мероприятий по коммуникациям наравне с другими работами проекта. В большом проекте не лишним также будет делегировать часть работ по управлению коммуникациями команде управления проектом.

Шаг 8. Контролируйте эффективность Плана управления коммуникациями и улучшайте его

Недостаток коммуникаций с заинтересованными сторонами, как правило, приводит к проблемам и конфликтам в проекте. Если вы столкнулись с подобными явлениями, не лишним будет проанализировать, не является ли причиной проблемы или конфликта чья-то недостаточная или несвоевременная информированность. Такой анализ удобно делать, если в вашем проекте ведется Реестр проблем. Просматривая данный реестр вместе с командой, вы можете прийти к заключению, каким образом улучшить ваш План управления коммуникациями.

P.S. Значительно упростить разработку Плана управления коммуникациями вам поможет готовый шаблон, который вместе с другими бесплатными шаблонами можно получить на странице нашего сайта по следующей ссылке: http://www.tenstep.com.ua/templates/0.1FreeTemplates.htm.

 

0 ответы

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!