план коммуникаций проекта

Планирование коммуникаций проекта

Первый процесс управления коммуникациями – процесс планирования – заключается в выявлении информационных потребностей участников проекта, источников, технологий и структуры распространения информации в проекте. Для этого составляется План управления коммуникациями (Communication Management Plan) — документ, который описывает: требования и ожидания от коммуникаций для различных заинтересованных сторон проекта; как и в каком виде будет происходить обмен информацией; когда и где будут иметь место коммуникации; а также кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникаций.

План управления коммуникациями может быть формальным или неформальным, очень подробным или обобщенным. Это будет зависеть от количества заинтересованных сторон, чувствительности успеха проекта к их влиянию, а также от ваших собственных потребностей доводить определенную информацию до участников проекта.

Практически все коммуникации в проекте можно отнести к трем основным группам: обязательным, рабочим и маркетинговым.

Обязательные коммуникации

Необходимость данной разновидности коммуникаций может регулироваться правилами, существующими в Вашей компании, отраслевыми требованиями или законодательством. При этом, информация должна доставляться потребителям упреждающе, без запроса с их стороны (метод распространения информации — «выталкивание» или Push-коммуникация). К мероприятиям данного раздела могут относиться:

  • Отчеты о статусе проекта
  • Статус-совещания, в том числе теле или видеоконференции с удаленными участниками
  • Совещания с Руководящим (или Координационным) комитетом
  • Регулярные отчеты акционерам или Совету директоров
  • Регламентированная отчетность государственным органам
  • Корпоративная финансовая отчетность (например, фактические затраты, отклонения от бюджета)
  • И т.п.

Рабочие коммуникации

Данная разновидность коммуникаций предоставляет заинтересованным сторонам возможность получать информацию, которая их интересует или нужна им для выполнения работ или возложенных обязанностей. Такая информация о проекте должна быть доступной для получения потребителям по их инициативе (метод распространения — «вытягивание» или Pull-коммуникация). Мероприятия данного раздела могут включать:

  • Ознакомительные (информационные) сессии, на которые приглашаются все желающие получить сведения о проекте
  • Промежуточные результаты, шаблоны документов, планы и рабочие документы проекта, размещенные в общем хранилище, каталоге, веб-сайте или библиотеке, куда имеют доступ потенциально заинтересованные стороны
  • Часто задаваемые вопросы и ответы (ЧаВо или FAQ), презентационные материалы и т.п.

Маркетинговые коммуникации

Данная разновидность коммуникаций служит для создания и поддержки позитивного отношения к проекту и его результатам. Информация при этом распространяется методом «выталкивания» (Push). Данный раздел, как правило, требует максимум фантазии от команды проекта, чтобы приведенные в нем мероприятия вызывали интерес у целевой аудитории, позитивно воспринимались и формировали у нее необходимую лояльность проекту и его результатам. Например, среди таких мероприятий могут быть:

  • Заметки о проекте с информацией, подаваемой в позитивном ключе
  • Регулярные личные встречи с ключевыми участниками
  • Дорожные презентации (road show) для удаленных офисов и подразделений, посвященные разъяснению преимуществ, связанных с проектом
  • Публикация “историй успеха” участников аналогичных проектов, в которых освещаются полученные преимущества
  • Конкурсы с простейшими призами для привлечения внимания к проекту
  • Красивый акроним и слоган проекта, носящие позитивную эмоциональную окраску
  • Табло с отсчетом дней до поставки результата или до ключевого события в проекте
  • Неформальное (но целенаправленное) инициирование дискуссий в коллективах о преимуществах, связанных с результатами проекта
  • Торжественное подведение итогов фазы проекта с поощрением активно участвующих заинтересованных сторон
  • Памятные сувениры с логотипом или названием проекта: значки, ручки, чашки, футболки и т.п.
  • Пропаганда успехов проекта в отраслевых (корпоративных) СМИ.

Данные примеры демонстрируют, что коммуникации в проекте могут принимать самые разнообразные формы. Особенно в больших проектах очень важно, чтобы команда проявляла креативность в определении каким образом, кому, где и как часто надлежит доводить информацию о проекте. Если проект имеет шанс быть неоднозначно принятым некоторыми участниками, требует изменений в корпоративной культуре или имеет политическую окраску, маркетинговые коммуникации приобретают особенно важную роль в достижении успеха. В таком случае, наряду с обычным Планом управления коммуникациями может потребоваться отдельный план брэндинга проекта. Об этом мы расскажем позже, а в следующей публикации мы рассмотрим пошаговое руководство по разработке Плана управления коммуникациями.

0 ответы

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!