[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

1.1.2 Определи работу / Средние проекты

Обзор средних проектов

(1.1.2.P1)

В то время, как существуют различные мнения по поводу целесообразной полноты управления малыми проектами, относительно средних по трудозатратам работ не должно быть подобных разногласий: работа должна четко определяться и управляться, как проект. В то же время, вы вправе придерживаться основного принципа масштабируемости процессов. Следовательно, хотя работа определенно и является проектом, процесс ее определения не должен быть таким всеобъемлющим, как для больших проектов.

Проект должен быть определен четко, но результат определения не обязательно должен быть таким обширным и детальным, как формальный Устав Проекта. Для проектов среднего масштаба используется Сокращенный Устав Проекта. Собрать информацию, необходимую для определения среднего проекта, обычно бывает достаточно просто.

  1. Просмотрите всю доступную информацию о проекте. Сюда входят любые результаты предыдущих проектов, заметки, почтовая переписка и т.д. В большинстве случаев, перед началом проекта клиент должен провести высокоуровневый анализ затрат/преимуществ или бизнес-обоснование ожидаемых результатов, хотя это и не является обязательным для средних проектов. Всю эту информацию нужно собирать в самом начале, чтобы четко понимать смысл работы, которая будет выполняться.
  2. Совместно с Вашим руководством и спонсором проекта установите процесс утверждения Сокращенного Устава Проекта. Например, выясните, хочет ли спонсор утвердить паспорт перед тем, как с ним начнут работать другие заинтересованные стороны, или же спонсор хочет окончательно утвердить паспорт после того, как другие заинтересованные стороны проверят всю информацию. Вы должны очертить круг людей, которые будут фактически утверждать документ, а также тех, которые должны получить только заключительную копию. Это важно для средних проектов, т.к. зачастую, они слишком малы, чтобы требовать значительного участия высшего руководства. Поэтому, процесс утверждения может отличаться от процесса, который происходит в большом проекте.
  3. Встретьтесь с соответствующими заинтересованными сторонами проекта (руководителями, клиентами, пользователями) и постарайтесь выяснить их ожидания от предстоящей работы. Перед тем, как встречаться с людьми, убедитесь, что Вы хорошо представляете себе перечень основной  информации, которая потребуется для определения Вашего проекта. Если Вы не уверены в этом, то скорее всего, Вы будете не готовы задавать правильные вопросы. Вы можете проверить себя, просмотрев шаблон документа Сокращенный Устав Проекта в нашей Дежурной библиотеке шаблонов. В общем виде, эта информация включает в себя:
    • Обзор проекта. Описывает назначение проекта и зачем его собираются выполнять.
    • Объем. Определите выходные результаты, создаваемые в этом проекте, и приведите краткие пояснения относительно того, что они будут из себя представлять. См. подробнее 5.0.1 Объем проекта. Объем можно определять различными способами, но в средних проектах основное внимание должно быть уделено выходной продукции.
    • Оценка трудозатрат. Оцените необходимые трудозатраты и приведите информацию о том, как была произведена оценка. Детальнее см. 2.1.1 Составь график и бюджет / Оценивание .
    • Оценка продолжительности. Как только трудозатраты будут известны, Вы можете оценить, сколько времени уйдет на выполнение проекта, исходя из того, сколько будет назначено ресурсов. Если известна дата начала, может быть оценена и дата окончания проекта. Детальнее см. 2.1.1 Составь график и бюджет / Оценивание .
    • Оценка стоимости. Оцените стоимость работ, основываясь на их трудоемкости. Добавьте остальные предполагаемые расходы, такие, как оборудование, программное обеспечение, обучение, командировки, и т.д. Детальнее см. 2.1.1 Составь график и бюджет / Оценивание .
    • Основные допущения. Допущения – это внешние условия или события, которые должны присутствовать, чтобы проект выполнялся успешно. Если предполагается, что такие условия, вероятнее всего, сложатся, они фиксируются, как допущения. (Более подробное определение допущения в разделе 7.1 Управляй рисками.) Допущения могут быть сформулированы, руководствуясь опытом, пониманием условий или событий, которые, вероятно, произойдут в течение жизненного цикла проекта; путем коллективного поиска идей (мозгового штурма) с клиентами, заинтересованными сторонами и членами команды; путем рассмотрения факторов, которые в процессе управления рисками были определены как риски низкого приоритета. Дальнейшую информацию о допущениях см. в разделе 7.1.3 Управляй рисками / Допущения и риски.
    • Основные риски. Риски – это внешние условия или события, которые могут сложиться в будущем и привести к возникновению проблем с проектом. Если вероятность наступления таких событий и условий расценивается как существенная, то они должны определяться как риски. (Более точное определение риска см. в разделе 7.0 Управляй рисками.) Дальнейшую информацию о рисках см. в разделе 7.1 Управляй рисками / Процесс.
  4. Создайте первый набросок Сокращенного Устава Проекта. Удостоверьтесь, что Вы написали все доступно для читающего – не только для Вас. Читатель должен легко воспринимать собранную Вами информацию.
  5. Начните составление черновика плана работ и бюджета проекта, используя всю информацию, известную Вам на данный момент. Информация из плана работ используется для уточнения и конкретизации Сокращенного Устава Проекта, а информация из Устава, в сою очередь, используется в качестве исходных данных для построения плана работ и бюджета. См. 2.0 Составь план работ и бюджет для дальнейшей информации о создании плана работ и бюджета.
  6. Задокументируйте Процедуры Управления Проектом. Важно сделать это заблаговременно  и согласовать процедуры с руководством, клиентами и прочими заинтересованными сторонами. Например, гораздо легче решить вопрос по изменениям в требованиях после утверждения процедуры управления объемом проекта, чем устанавливать процедуру и одновременно решать вопрос по изменениям. Учитывая величину определяемого проекта, эти процедуры не нуждаются в тщательной разработке. Если у Вас есть набор Процедур Управления Проектом из аналогичного проекта, или если у Вашей организации есть общий набор уже определенных процедур, используйте их.
  7. (Дополнительно) Разошлите наброски Сокращенного Устава Проекта и Процедур Управления Проектом для получения отзывов и достижения консенсуса. Первые наброски могут быть отосланы небольшим группам заинтересованных сторон. План работ проекта, как правило, не рассылается, пока он не будет кем-то непосредственно запрошен. Этот шаг является не обязательным для среднего проекта. Возможно даже, что черновик Сокращенного Устава Проекта будет отослан непосредственно спонсору для утверждения.
  8. (Дополнительно) Обновите документ, основываясь на полученных отзывах.
  9. (Дополнительно) Разошлите доработанный документ широкому кругу заинтересованных сторон для дополнительных отзывов. И снова обновите документ, основываясь на полученных ответах.
  10. Начните процесс утверждения. Этот процесс аналогичен тому, что был описан двумя шагами раньше. См раздел 1.2 Определи работу / Приемы, для получения сведений о рассылке и вариантах утверждения документов.
  11. После завершения процесса утверждения, разошлите копии утвержденных Сокращенного Устава Проекта и Процедур Управления Проектом всем заинтересованным сторонам.
  12. Выполняйте работу. Проект теперь готов к официальному старту. Далее он может следовать обычному жизненному циклу проекта, основанному на его характеристиках (для более подробной информации по жизненному циклу проекта см. www.LifecycleStep.com).
  13. Управляйте работой. Как только работа начнется, она должна управляться согласно процессам управления работой (Управляй объемом, коммуникациями, рисками и т.д.). Поскольку работа среднего объема, все эти процессы используются по необходимости. Для управления всеми средними проектами в организации могут быть созданы общие процедуры.
  14. Закройте работу. В некоторый момент после внедрения результатов, работа завершается, и клиент должен эти результаты утвердить и подписать. После этого проект должен быть закрыт.

[Пред. стр. - Опред. работу / Мал. проекты]   [След. стр. - Опред. работу / Бол. проекты ]