[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

10.1 Управляй метриками / Процесс

Малые проекты

(10.1.P1)

Большей частью, менеджеры малых проектов должны заботиться только о сборе метрик, которые требуются на уровне всей организации (конечно, если таковые имеются). Как правило, они представляют только основную информацию о продвижении проекта относительно затрат и сроков. В конце проекта эти цифры можно сравнить с исходными оценками, чтобы понять, насколько результат выполнения проекта соответствует ожиданиям. После завершения работы также могут быть собраны метрики оценки удовлетворенности заказчика. Кроме этих основных метрик могут также собираться и любые другие, если того требуют правила, устанавливаемые организацией.

В малых проектах, обычно, нет необходимости фиксировать более сложные метрики, касающиеся характеристик выходной продукции или внутренних рабочих процессов проекта, поскольку в таких проектах нет достаточного запаса времени для проведения каких-либо усовершенствований или иных действий по результатам измерений.

Средние проекты

(10.1.P2)

Менеджер среднего проекта, во-первых, должен собирать любую информацию, которую требуют от него регламенты организации. В зависимости от принятых правил, от среднего проекта организация может потребовать даже больше информации, чем от малого. Кроме того, руководителю среднего проекта настоятельно рекомендуется рассмотреть процесс определения метрик для больших проектов. Чем ближе размер проекта приближается к большому, все больше и больше пользы для него удастся извлечь, собирая и применяя метрики. Они могут и не быть настолько важны, как для большого проекта, тем не менее, Вам удастся получать дополнительную информация, чтобы управлять проектом более эффективно.

Большие проекты

 

Разработка карты показателей проекта

(10.1.P3)

 

Роль в проекте

Действия по управлению метриками

1

Менеджер проекта

Определите критерии успеха
Рассмотрите цели и результаты проекта согласно его Уставу. При необходимости, рассмотрите также любые другие существенные данные и документы, касающиеся целей и результатов проекта. Основываясь на рассмотренных документах, определите информацию, которая будет свидетельствовать об успешности проекта. Это может быть сделано с двух точек зрения:

  • Внутренняя. Эти характеристики показывают, что проект управляется и выполняется разумно и эффективно. Данная разновидность метрик может включать: количество конечных результатов, одобренных после не более чем двух туров рассмотрения; своевременное достижение главных внутренних контрольных вех; минимальное количество ошибок, обнаруженных пользователями в процессе приемочных испытаний и т.п.
  • Внешняя. Эти характеристики показывают, что цели проекта достигнуты успешно. К примерам внешне фокусированных метрик относятся: показатели завершения проекта в рамках одобренного бюджета и графика; показатели соответствия выходной продукции утвержденным критериям качества и ожиданиям заказчика.

Если Ваша организация стремится соответствовать модели CMMI, то Вам определенно следует также включить ценность проекта для бизнеса как один из важнейших аспектов его успеха.

2

Менеджер проекта

Назначьте потенциальные метрики
Для каждого из выявленных критериев успеха определите потенциальные метрики, которые будут служить Вашему проекту показателями нахождения на пути к успешному завершению. Это могут быть как прямые, поддающиеся количественному измерению, параметры, так и косвенные метрики, которые вычисляются на основе других показателей. Для каждой метрики кратко определите способы сбора информации, трудозатраты и стоимость сбора, а также выгоды, которые Вы получите от каждой из метрик.

3

Менеджер проекта

Ищите баланс
Потенциальный список метрик нужно распределить по категориям, чтобы убедиться, что они обеспечивают сбалансированное видение проекта. К примеру, Вы не захотите ограничиться только набором финансовых метрик, хотя их можно было бы легче всего получить. В целом, ищите метрики, которые обеспечат информацию в таких областях, как следующие:

  • Стоимость
  • Трудоемкость
  • Продолжительность
  • Производительность
  • Качество продукции
  • Удовлетворенность заказчика результатами
  • Эффективность команды
  • Значимость для бизнеса.

Перечень типовых метрик можно посмотреть на странице 10.1.1 Примеры метрик .

4

Менеджер проекта

Ранжируйте сбалансированный перечень метрик по приоритетности
В зависимости от количества выделенных метрик, приоритезируйте их таким образом, чтобы отобрать для сбора только те метрики, которые имеют наименьшую стоимость сбора и обеспечивают наибольшую ценность для проекта. Можно, конечно, собирать столько метрик, сколько вообще имеют отношение к проекту, но можно без ущерба для эффективности управления остановиться на одной или двух метриках на каждую категорию. Старайтесь получить наибольшую информацию при наименьшем объеме работы.
После ранжирования метрик по приоритетам проверьте еще раз их сбалансированность. При необходимости, пересмотрите перечень метрик, чтобы у Вас в итоге получился оптимальный по трудозатратам и сбалансированный набор.

5

Менеджер проекта

Установите целевые значения
Сама по себе, метрика может представлять некоторый интерес, но измерение успеха производится путем сравнения Вашего реального результата с заранее определенным целевым значением метрики. Целевые значения помогают понять, что измеренные величины хороши, плохи или изменяются в правильном направлении. Цель может быть обозначена единственным значением, которого Вы стремитесь достичь, или же это может быть диапазон значений. К примеру, Вам, возможно, необходимо будет завершить проект к определенной фиксированной дате, но в то же время, фактическим затратам необходимо будет отличаться от одобренного бюджета не более, чем на 10%.

6

Менеджер проекта

Добавьте подробности в график проекта
По каждой оставшейся в перечне метрики определите конкретные действия, необходимые для сбора и анализа информации, и включите их в график проекта. Для включения подробностей в график Вам потребуется дать ответы на следующие вопросы:

  • Какие конкретно данные необходимо собирать?
  • Кто отвечает за сбор метрик?
  • Когда метрики будут собираться и когда доводиться?
  • Каким образом будет распространяться информация о метриках (статус-отчеты, квартальные совещания, отчеты об измерениях и т.п.)?


Текущие процессы

(10.1.P4)

 

Роль в проекте

Действия по управлению метриками

7

Менеджер проекта

Собирайте метрики и улучшайте процессы
Собирайте метрики регулярно на протяжении всего проекта. Результаты измерений необходимо анализировать и сравнивать с целевыми показателями. В зависимости от результатов, Вам может потребоваться сделать какие-либо изменения в процессах. Не забывайте, что помимо абсолютных значений каждой метрики, всегда важно учитывать тенденции их изменения. Например, в какой-то период Вы, возможно, обнаруживаете, что перерасходуете бюджет в сравнении с плановыми показателями. Однако, спустя пару месяцев, тенденция может показать, что Вы догоните бюджет в конце проекта. В таком случае, Вам не понадобится принимать никаких корректирующих действий. Или же напротив, предположим, что у Вас по 5-балльной шкале текущий рейтинг удовлетворенности заказчика может составлять 4.2, что вполне приемлемо. Однако, если предшествующие рейтинги составляли последовательно 4.5, 4.4 и 4.3 баллов, что указывает на негативную тенденцию, то Вы, возможно, захотите уже сегодня сделать изменения, даже несмотря на то, что фактическое значение метрики пока еще выше целевого значения 4 балла.

8

Менеджер проекта

Анализируйте Карту показателей проекта на всем его протяжении
Оценивайте метрики, которые Вы собираете на регулярной основе, чтобы гарантировать максимально точное отражение ими общего статуса проекта. Кроме того, метрики должны побуждать участников проекта к конструктивному поведению. Если что-либо не так, сделайте соответствующие изменения.


Завершение проекта

(10.1.P5)

 

Роль в проекте

Действия по управлению метриками

9

Менеджер проекта

Сообщите итоговые результаты и сделайте выводы об общей успешности проекта
Когда проект завершен, его команде следует создать заключительную Карту показателей проекта, которая будет отображать результаты проекта. Руководитель проекта может проанализировать заключительные метрики и доложить свои выводы об итоговой успешности проекта его Спонсору. Спонсор, рассмотрев выводы руководителя проекта, может либо принять и утвердить их, либо дать проекту свою собственную заключительную оценку успешности.

10

Менеджер проекта

Направьте итоговые результаты в Офис проектного управления или другой централизованный орган отчетности и улучшения процессов
Требования к бизнесу становятся все жестче. Организации вынуждены учиться делать больше при меньших затратах. Уровень производительности, который был достаточно хорош в этом году, скорее всего, не будет соответствовать повышенному уровню ожиданий в следующем. Офис проектного управления (Project Management Office, PMO, или иное аналогичное подразделение) и команды управления всех проектов должны постоянно искать пути улучшения производственного процесса и общего уровня организации.

Команды проектов должны сообщать в PMO свои итоговые метрики, чтобы последний мог прослеживать успех проектов во всей организации. PMO должен использовать эти данные как ценную исходную информацию для непрерывной работы по совершенствованию процессов всей организации. Если в Вашей организации отсутствует PMO, Ваша информация будет полезна любому иному подразделению или должностному лицу, ответственному за усовершенствование процессов.

Вашей организации также окажется полезной программа поощрения идей по усовершенствованию процессов. Она должна включать мероприятия по пропаганде важности непрерывного усовершенствования процессов, некоторый механизм сбора идей, последующие процессы анализа и обсуждения каждой идеи, а также механизмы принятия решений и оглашения результатов.


Улучшение внутренних процессов проекта

 

Начало проекта

(10.1.P6)

 

Роль в проекте

Действия по совершенствованию процессов

1

Менеджер проекта

Идентифицируйте основные рабочие процессы
Прежде всего, Вам необходимо выявить основние рабочие процессы проекта. Это могут быть такие процессы как рассмотрение и утверждение, процессы создания результата поставки, процессы испытаний и т.п. Не имеет смысла идентифицировать процессы, которые выполняются однократно, поскольку у Вас не окажется возможности заняться их непрерывным улучшением. Не стоит также уделять внимание незначительным по трудоемкости процессам, за исключением случая, если они повторяются очень часто. В первую очередь сосредоточьтесь на тех процессах, на которых Вы рассчитываете получить существенный выигрыш в стоимости, сроках или трудозатратах.

2

Менеджер проекта

Назначьте потенциальные метрики
Для каждого из выявленных процессов определите потенциальные метрики, которые будут служить Вашему проекту показателями эффективности этих процессов. Это могут быть как прямые, поддающиеся количественному измерению, параметры, так и косвенные метрики, которые вычисляются на основе других показателей. Для каждой метрики кратко определите способы сбора информации, трудозатраты и стоимость сбора, а также выгоды, которые Вы получите от каждой из метрик.

3

Менеджер проекта

Приоритезируйте сбалансированный список метрик
В зависимости от того, как много Вы назначили метрик, приоритезируйте их список, выбирая только те метрики, которые при меньших издержках предоставляют наибольшую пользу для проекта.

4

Менеджер проекта

Установите целевые значения
Сама по себе, метрика может представлять некоторый интерес, но измерение успеха производится путем сравнения Вашего реального результата с заранее определенным целевым значением метрики. Целевые значения помогают понять, что измеренные величины хороши, плохи или изменяются в правильном направлении. Цель может быть обозначена единственным значением, которого Вы стремитесь достичь, или же это может быть диапазон значений. Вполне возможно, что для многих метрик Вы не сможете подобрать обоснованные целевые значения. В таком случае, постарайтесь произвести первые измерения максимально рано, чтобы использовать эти первые значения как базовый уровень метрик. Далее Вашей целью станет улучшение этих базовых показателей на определенное количество процентов.

5

Менеджер проекта

Добавьте подробности в график проекта
По каждой оставшейся в перечне метрики определите конкретные действия, необходимые для сбора и анализа информации, и включите их в график проекта. Для включения подробностей в график Вам потребуется дать ответы на следующие вопросы:

  • Какие конкретно данные необходимо собирать?
  • Кто отвечает за сбор метрик?
  • Когда метрики будут собираться и когда доводиться?
  • Каким образом будет распространяться информация о метриках (статус-отчеты, квартальные совещания, отчеты об измерениях и т.п.)?


Текущие процессы

(10.1.P7)

 

Роль в проекте

Действия по совершенствованию процессов

6

Менеджер проекта

Собирайте метрики и улучшайте процессы
Собирайте метрики регулярно на протяжении всего проекта. Результаты измерений необходимо анализировать и сравнивать с целевыми показателями. В зависимости от результатов, Вам может потребоваться сделать какие-либо изменения в процессах. Не забывайте, что помимо абсолютных значений каждой метрики, всегда важно учитывать тенденции их изменения. Например, в какой-то период Вы, возможно, обнаруживаете, что перерасходуете бюджет в сравнении с плановыми показателями. Однако, спустя пару месяцев, тенденция может показать, что Вы догоните бюджет в конце проекта. В таком случае, Вам не понадобится принимать никаких корректирующих действий.

7

Менеджер проекта

Анализируйте метрики проекта на всем его протяжении
Оценивайте метрики, которые Вы собираете на регулярной основе, чтобы гарантировать максимально точное отражение ими состояния улучшаемых процессов и то, что они ведут Вас к желаемому результату. Если что-либо не так, сделайте соответствующие изменения.


Завершение проекта

(10.1.P8)

 

Роль в проекте

Действия по совершенствованию процессов

8

Менеджер проекта

Сообщите итоговые результаты и сделайте выводы об общей успешности проекта
Когда проект завершен, его команде следует отчитаться по финальным метрикам процессов, чтобы понять, насколько были достигнуты цели улучшения процессов. Вполне вероятно, что такие метрики процессов будут являться частью общей итоговой Карты показателей проекта..

9

Менеджер проекта

Направьте итоговые результаты в Офис управления проектами или другой централизованный орган отчетности и улучшения процессов
Требования к бизнесу становятся все жестче. Организации вынуждены учиться делать больше при меньших затратах. Уровень производительности, который был достаточно хорош в этом году, скорее всего, не будет соответствовать повышенному уровню ожиданий в следующем. Офис проектного управления (Project Management Office, PMO, или иное аналогичное подразделение) и команды управления всех проектов должны постоянно искать пути улучшения производственных процессов и общего уровня организации.

Команды проектов должны сообщать в PMO свои итоговые метрики, чтобы последний мог прослеживать успех проектов во всей организации. PMO должен использовать эти данные как ценную исходную информацию для непрерывной работы по совершенствованию процессов всей организации. Если в Вашей организации отсутствует PMO, Ваша информация будет полезна любому иному подразделению или должностному лицу, ответственному за усовершенствование процессов.

Вашей организации также окажется полезной программа поощрения идей по усовершенствованию процессов. Она должна включать мероприятия по пропаганде важности непрерывного усовершенствования процессов, некоторый механизм сбора идей, последующие процессы анализа и обсуждения каждой идеи, а также механизмы принятия решений и оглашения результатов. Каждый сотрудник, предложивший свою идею, должен обязательно получать отзыв, даже если его идея и не будет подлежать реализации.


[Пред. страница - 10.0. Управляй метриками]   [След. страница - 10.1.1 Примеры метрик ]

[an error occurred while processing the directive]