[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

3.1.2 Управляй графиком и бюджетом / Средние проекты

(3.1.2.P1)

 

Роль

Управляй графиком и бюджетом (средние проекты)

1

Менеджер проекта

Обновляйте график актуальными данными

Для среднего проекта это, скорее всего, еженедельный процесс. Не стоит обновлять график реже, чем раз в две недели. Ежемесячное обновление будет слишком редким, поскольку за этот период может произойти очень много событий. Если случатся проблемы, то может пройти слишком много времени, пока они будут обнаружены. Во время обновления графика менеджер проекта собирает информацию о статусе от всех участников команды и отмечает задачи, которые были выполнены в прошедший период времени.

2

Менеджер проекта, Команда проекта

Учитывайте и отражайте фактические трудозатраты (опционально)

Если в Вашем проекте принято учитывать фактические трудозатраты и стоимости, обновите график этой информацией. Фактические трудозатраты и статус Вы можете собирать посредством Статус-отчетов или на Статус-совещаниях. Вы также можете автоматизировать данный процесс, используя специальное программное обеспечение.

3

Менеджер проекта

Оцените, завершится ли проект в пределах ожиданий

После того, как Ваш график актуализирован в соответствии с текущим состоянием проекта, оцените его перспективы завершиться вовремя, в пределах выделенного бюджета и трудоемкости. Такой прогноз вполне возможен даже несмотря на то, что отдельные работы имеют тенденцию завершаться позже запланированного срока, а отдельные - раньше. Может также оказаться, что некоторые работы запаздывают, но находятся не на критическом пути. В таком случае, проект вполне может быть завершен вовремя.

4

Менеджер проекта, Участник команды

Оценивайте статус графика

Определите, есть ли незавершенная работа, которую следовало завершить. Такую информацию легко получить, используя программное обеспечение для управления проектами. Если какая-либо работа отстает от графика, выясните у назначенных на нее людей, в чем причина отставания. Возможно, возникли проблемы, которые нужно решить, или может быть работа была просто неверно оценена. Вы с командой должны определить, сколько дополнительных трудозатрат и времени потребуется для завершения работы, и, соответственно, обновить график.

5

Менеджер проекта

Осмотритесь в поиске тревожных признаков

Такие признаки неблагополучия в проекте могут влючать:

  • Малые отклонения от графика начинают увеличиваться, особенно в начале проекта.

  • Вы обнаруживаете, что задачи, ранее считавшиеся выполненными, все еще находятся в работе.

  • Вам приходится прибегать к незапланированным сверхурочным работам, чтобы выдержать внутренние сроки. Особенно, если это в начале проекта.

  • Качество продукции или услуг начинает снижаться.

  • Время, используемое на контроль качества, тестирование или управление проектом, начинает сокращаться.

Если подобные признаки начинают обнаруживаться, Вам следует прибегнуть к управлению рисками. Если проблем не удается избежать, поднимайте перед спонсором неотложные вопросы (смотрите на странице 3.2 Управляй графиком и бюджетом / Приемы, что надлежит делать с проектом, выходящим за пределы графика и бюджета).

6

Менеджер проекта

Оценивайте критический путь проекта

Критический путь - это последовательность работ, которые должны быть завершены своевременно для того, чтобы своевременно завершился весь проект (более конкретную информацию о критическом пути читайте на странице 2.1.8 Управляй графиком и бюджетом / Критический путь ). Если конечная дата проекта нарушена, это значит, что, как минимум, одна задача на критическом пути не завершилась вовремя. Важно понимать критический путь, чтобы знать, на каких задачах необходимо сконцентрироваться в первую очередь, если проект отклоняется от сроков. Назначение дополнительных ресурсов на работы, не находящиеся на критическом пути, не сократит сроки завершения проекта. Даже если Вы полагаете, что знаете критический путь, он может измениться на протяжении проекта. Если это произошло, и Вы стараетесь вернуть проект в график путем назначения дополнительных ресурсов на работы, бывшие раньше критическими, то у Вас не получится ожидаемый результат.

7

Менеджер проекта

Назначайте работу участникам команды проекта

После того, как Вы обновили график и бюджет, оценили статус и критический путь, а также выполнили все перечисленные ранее действия с графиком, Вам следует проверить, какие работы и задачи должны быть выполнены в следующие одну - три недели. Эти работы необходимо назначить соответствующим участникам команды для исполнения. Сделать это можно на статус-совещании или же любым иным путем. Следует подчеркнуть, что все участники команды должны отчетливо понимать, какие работы им назначены, и когда они должны быть выполнены. На странице 3.2 Управляй графиком и бюджетом / Приемы этот момент рассмотрен более подробно. Получите от каждого исполнителя обязательство завершить назначенную работу в отведенное время, с оговоренными трудозатратами и стоимостью. Для этого от каждого исполнителя может потребоваться потратить некоторое время на проверку правильности сделанных ранее оценок (смотрите 3.1.7 Подтверждение оценок с командой .)

8

Менеджер проекта

Сообщайте о всех рисках графика

Как только Вы обнаружите риск, связанный с возможностью нарушить установленные сроки проекта, Вам следует уведомить об этом Спонсора и других заинтересованных участников из высшего руководства. Ни в коем случае нельзя дожидаться, пока Ваши подозрения сменятся уверенностью, что проект не укладывается в утвержденный график. Вы обязаны немедленно сообщить о риске, чтобы быть готовым как можно раньше приступить к реализации действий, направленных на удержание проекта в графике. Если Вы убеждены, что текущие договоренности по срокам уже не могут быть выполнены, Вы должны подготовить новые уточненные оценки и довести их до Спонсора и других участников из числа высшего руководства. Это очень важная информация, поскольку могут существовать обстоятельства, в которые Вы не посвящены, но на которые влияет Ваш проект. Поэтому, чаще всего, в критических случаях Ваш проект получит помощь. Например, Спонсор может утвердить сокращение требований к результату проекта или выделить Вам дополнительные ресурсы.

 

Управляйте бюджетом

(3.1.2.P2)

 

Роль

Управляй графиком и бюджетом (средние проекты)

9

Менеджер проекта

Управляйте бюджетом

Проверяйте периодически, как Ваш проект выполняется относительно бюджета. В зависимости от регламентации финансовой отчетности, Вам может быть достаточно рассматривать бюджет раз в месяц, даже несмотря на то, что график Вы будете обновлять еженедельно. Возможным проблемам с бюджетом посвящена специальная страница 3.1.4 Управление бюджетом проекта.

10

Менеджер проекта

Обновите прогноз бюджета по завершению

После того, как Вы обновили график, и он стал отражать оставшуюся часть работы, Вам также следует оценить, сколько стоит эта оставшаяся работа. Процесс "прогнозирования" включает уяснение стоимости понесенных затрат, стоимости работ, находящихся в выполнении, а также оценку стоимости тех работ, которые еще не начались. Эти три величины стоимости следует сравнивать с бюджетом проекта, чтобы быть уверенным в соответствии проекта начальным ожиданиям. Если Ваш прогноз свидетельствует о тенденции выйти за пределы бюджета, Вам следует принять некоторые упреждающие действия, чтобы вернуть проект в рамки утвержденных показателей.

11

Менеджер проекта, Спонсор, Заинтересов. стороны

Сообщайте о всех рисках бюджета

Как только Вы обнаружите риск, связанный с возможностью нарушить установленный бюджет проекта, Вам следует уведомить об этом Спонсора и других заинтересованных участников из высшего руководства. Ни в коем случае нельзя дожидаться, пока Ваши подозрения сменятся уверенностью, что проект не укладывается в утвержденный бюджет. Вы обязаны немедленно сообщить о риске, чтобы быть готовым как можно раньше приступить к реализации действий, направленных на удержание проекта в пределах бюджета. Если Вы убеждены, что текущие договоренности по стоимости уже не могут быть выполнены, Вы должны подготовить новые уточненные оценки и довести их до Спонсора и других участников из числа высшего руководства. Это очень важная информация, поскольку могут существовать обстоятельства, в которые Вы не посвящены, но на которые влияет Ваш проект. Поэтому, чаще всего, в критических случаях Ваш проект получит помощь. Например, Спонсор может утвердить сокращение требований к результату проекта или выделить Вам дополнительное финансирование.

 

Закройте работы

(3.1.2.P3)

 

Роль

Управляй графиком и бюджетом (средние проекты)

12

Менеджер проекта

Закройте проект

Когда работа подходит к завершению, убедитесь в том, что в Вашем графике предусмотрены задачи по закрытию проекта. Менеджер проекта не должен считать проект завершенным, пока все работы по его официальному закрытию не будут выполнены. К закрытию проекты Вы должны подходить настолько же организованно, как и к управлению. Более подробно содержание данных работ рассмотрено на странице 90.0 Закрытие проекта.

[Пред. страница - Малые проекты]   [След. страница - Большие проекты ]