5.0.1 Управляй изменениями / Объем проекта
(5.0.1.P1)
Определение объема, вероятно, является наиболее важной частью процессов начального определения и планирования проекта. Если Вы не вполне четко знаете, что Вам надлежит создать, и каковы границы проекта, у Вас, практически, нет никаких шансов на успех. Если Вы не потратите достаточно времени на определение объема, управлять им также будет практически невозможно.
Определение объема имеет целью четко зафиксировать соглашение заинтересованных сторон проекта в отношении его логических границ и содержания. Чтобы определить, что находится внутри границ проекта, а что - за их пределами, используется описание объема. Чем больше аспектов содержания будет зафиксировано в описании, тем больше шансов на успешное завершение получит Ваш проект. При определении объема могут быть полезными следующие виды информации:
-
Результаты поставки, входящие в объем проекта и не входящие. Вы должны явным образом перечислить все ожидаемые продукты и услуги, поставляемые проектом для клиента или заказчика. Также стоит перечислить все внутренние результаты проекта, нуждающиеся в согласовании и утверждении клиентом, например, Спецификацию требований, Отчет о текущем состоянии и т.п. Все же прочие внутренние результаты и продукты проекта (например, график проекта, внутренние технологические карты и т.п.) описывать не стоит, поскольку они не представляют интереса для клиента и будут лишь отвлекать внимание от главного.
-
Основные процессы жизненного цикла проекта, входящие в объем и не входящие. Например, Ваш проект может включать только работы стадии Эскизного проектирования и не включать работы стадий Технического и Рабочего проектирования. Или может включать фазу Анализ и не включать Проектирование, Производство и Тестирование.
-
Типы данных, входящие в объем и не входящие. "Тип данных" здесь рассматривается с точки зрения назначения для бизнеса: финансовые данные, данные о продажах, данные о персонале, о контрагентах и т.п. Вполне возможно, что к вашему проекту какие-то типы данных имеют отношение, а какие-то не имеют.
-
Источники (или базы) данных, входящие в объем и не входящие.. Здесь данные рассматриваются под углом их источника или места хранения. Например, CRM-система, счета бухгалтерского учета, биллинговая система и т.п. В одном источнике могут содержаться данные различных типов.
-
Организации, входящие в объем и не входящие. В некоторых случаях, логические границы проекта помогает определить указание организаций или подразделений, которые он охватывает (и не охватывает). Например, в объем проекта могут включаться бухгалтерия и служба HR, но при этом не включаться производственные подразделения и служба МТО.
-
Основная функциональность, входящая в объем и не входящая. Например, формирование отчетности может входить в объем проекта, а сбор данных - не входить. Или наоборот. Описывая границы функциональности, не стоит углубляться до подробностей. Это лучше будет сделать в отдельном документе типа "Спецификация требований".
Используйте цели верхнего уровня как отправную точку
(5.0.1.P2)
В большинстве организаций перед тем, как утверждается открытие финансирования для нового проекта, принято рассматривать начальный перечень его высокоуровневых целей и ожидаемых результатов. Иногда это может быть даже некоторым подобием краткого описания объема. Любая ранее подготовленная информация по проекту может служить отправной точкой для разработки более подробного описания объема при составлении Устава проекта. Если Вам кажется, что Вы не обладаете достаточной информацией для составления ясного и полного описания объема, то Вы обязаны обратиться к спонсору или другим участникам проекта, чтобы восполнить недостающие сведения. В этом заключается одна из главных целей процесса определения и планирования проекта.
Если у Вас есть сформулированные цели проекта, их рассмотрение поможет оформить описание объема. По определению, для достижения каждой цели, проект должен произвести один или несколько результатов или продуктов. Поэтому, определение результатов поставки проекта является одним из первичных аспектов описания его объема. После того, как Вы определите основные ожидаемые результаты поставки проекта, начните ставить другие вопросы, относящиеся к прочим аспектам объема. Если ожидаемые результаты отвечают на вопрос "Что проект произведет?", то другие вопросы могут выглядеть, как "Какие подразделения будут охвачены?", "Какие типы данных будут обрабатываться?", "Какая основная функциональность будет обеспечена?" и т.д.
Для достижения большей ясности и определенности Вы также можете явным образом указать, что не будет входить в объем проекта: какие продукты и результаты не будут поставлены, какие организации не будут охвачены, какие типы данных не будут обработаны и т.п. Конечно же, таких "исключаемых" элементов можно перечислить бесконечное множество. Вам же достаточно будет указать только те, которые реально помогут уточнить опреление объема, то есть относятся к смежным с проектом областям, в отношении которых у заинтересованных сторон могут возникнуть вопросы. Например, если Вы внедряете финансовое программное обеспечение, Вы можете зафиксировать, что функциональность выставления и приема оплаты счетов входит в объем проекта, а отпуск товаров со склада - не входит. В данном случае, это может иметь смысл, поскольку процессы приема оплаты и отпуска товаров взаимосвязаны, и позже у некоторых заинтересованных сторон может появиться, пусть неосознанное, стремление "растянуть" объем проекта в сторону удовлетворения своих потребностей за Ваш счет.
Полезной практикой является также документирование, какие организации (подразделения) входят в объем проекта, а какие не входят. Читатели Устава проекта смогут легко определить, будут ли они затронуты проектом и потребуется ли их участие. Вы, со своей стороны, имея такое описание, сможете правильнее спланировать организационную структуру проекта и определить, представителей каких организаций и подразделений необходимо привлечь в команду проекта, в качестве кураторов или в Координационный совет.
Согласуйте цели проекта с его объемом
(5.0.1.P3)
После того, как Вы завершите описание целей проекта и его объема, вернитесь к ним еще раз и убедитесь в том, что они соответствуют друг другу. У Вас не должно остаться ни одной цели, которой бы не соответствовал один или более результатов поставки. Если Ваш проект не произведет ничего, относящегося к такой цели, то и цель эта останется не достигнутой.
Подобным же образом, Вам не следует включать в свой проект результаты поставки, которые не соответствуют ни одной из целей проекта. Если Вы все же включаете такой результат, то должны задать себе вопрос: "Зачем?". Поскольку цели проекта определяются его назначением для бизнеса, то какую пользу для бизнеса принесет результат, не способствующий достижению ни одной из целей?
Если цели и результаты Вашего проекта не совпадают, Вам следует подумать, как их привести в соответствие.
-
Для тех целей, которые не подкреплены ни одним из результатов, проверьте, насколько такие цели важны. Лишенные необходимости цели следует исключить. В случае подтверждения важности цели, Вам необходимо добавить результаты, направленные на ее достижение, или модифицировать имеющиеся результаты таким образом, чтобы они способствовали ее достижению.
-
Если у Вас есть результат, не соответствующий ни одной из целей, убедитесь в важности уже такого результата. Бесполезный для проекта результат следует просто удалить. Если же он действительно важен, Вам со спонсором стоит найти время, чтобы подробно разобраться, для какой цели. Вполне вероятно, что существуют потребности бизнеса и стоящие за ними потенциальные цели проекта, которые еще никем не высказаны и не зафиксированы.
[Пред. страница - Управляй изменениями] [След. страница - Создание Плана управл. изменениями объема]