[an error occurred while processing the directive]
[an error occurred while processing the directive]

6.1.2 Управляй коммуникациями / Средние проекты

Начало проекта: планирование коммуникаций

(6.1.2.P1)

Коммуникации среднего проекта должны включать официальные статус-совещания и статус-отчетность. В малом проекте они могли быть совершенно неформальными. Для среднего проекта такие действия могут потребовать регламентации.

 

Роль

Управление коммуникациями (Средние проекты)

1

Менеджер проекта

Принять решение об использовании Плана управления коммуникациями

По мере того, как средние проекты становятся больше, им может потребоваться формальный План управления коммуникациями. Особенно актуальным такой план становиться в случаях, если результаты проекта связаны с культурными изменениями в организации. Если Вы решаете использовать План управления коммуникациями, обратитесь к процессу для больших проектов.

2

Менеджер проекта

Принять решение о необходимости управления документами

Если в среднем проекте предполагается большой объем работ с документами, его менеджеру стоит заранее подумать, какие приемы управления он станет применять, чтобы организовать и структурировать эту работу. Некоторое предварительное планирование может предохранить Вас от серьезных трудностей во время выполнения проекта.

 

Текущие процессы: отчетность о выполнении

(6.1.2.P2)

Типичная последовательность коммуникации статуса для команды проекта может выглядеть следующим образом. К вечеру пятницы команда проекта сообщает статус своих работ менеджеру проекта. В понедельник менеджер проекта обновляет график и бюджет, а также готовит и рассылает статус-отчет проекта спонсору и другим участникам проекта. Во вторник менеджер и команда проекта собираются на статус-совещание, на котором обсуждают статус и распределяют работы. Такой процесс обеспечивает максимальную осведомленность руководителя по всем вопросам проекта по состоянию на конец недели и готовность к продуктивному статус-совещанию с командой проекта и с клиентом в начале следующей недели.

 

Роль

Управление коммуникациями (Средние проекты)

1

Менеджер проекта, Команда проекта, Клиенты

Провести статус-совещание по проекту

Команда должна собираться на статус-совещания еженедельно или раз в две недели. Клиент должен явным образом иметь своего представителя на статус-совещаниях. Если руководитель проекта предпочитает, можно отдельно проводить статус-совещания для проектной команды и отдельно - совещания с клиентом. Для совещания должна быть разработана стандартная повестка дня, чтобы совещание длилось не дольше одного часа. Следует также помнить, что цель совещания – коммуникация статуса, а не решение проблем (типовая повестка дня совещания содержится в наших шаблонах).

2

Менеджер проекта

Направить статус-отчет спонсору и другим участникам проекта

Менеджеру проекта необходимо активно использовать регулярную статус-отчетность и другие возможности коммуникации для того, чтобы упреждающе управлять ожиданиями участников проекта, как это изложено в разделе 6.1.1.1 Управление ожиданиями .

Менеджер проекта направляет отчет о текущем статусе спонсору проекта и заинтересованным сторонам регулярно на 2-х недельной или ежемесячной основе. В зависимости от периода финансовой отчетности, раз в месяц статус-отчет может также содержать и финансовую информацию.

3

Команда проекта

Направить статус-отчет менеджеру проекта

Члены проектной команды еженедельно или раз в две недели направляют свои статус-отчеты менеджеру проекта. В отчетах сообщается о прогрессе работ за отчетный период, на основании чего менеджер проекта актуализирует график проекта. Статус-отчетность команды проекта является лишь дополнением к статус-совещаниям. Если менеджер проекта и без отчетов хорошо осведомлен о текущем статусе работ у каждого участника команды, то статус-отчеты от команды можно не собирать. Как правило, такое случается, если менеджер проекта участвует непосредственно в работах по созданию результатов поставки проекта.

[Пред. стр. - Управление ожиданиями ]   [След. стр. - Упр. документами - основы ]