3.0 Управляй графиком и бюджетом

 

(3.0.P1)

В том случае, если Вы следовали Шагу 1 и Шагу 2, то у Вас уже должен быть создан Устав проекта и должны быть разработаны график и бюджет. Теперь Вы должны управлять графиком и бюджетом, чтобы обеспечить их соответствие текущему состоянию проекта. В этом деле наиболее важно, чтобы в любой момент определенно представлять, какой объем работы осталось выполнить и сколько денег осталось на завершение этой работы.

Вы никогда не сможете руководить успешно, если не будете поддерживать график проекта в актуальном состоянии. Запомните, что график - это только рабочий материал. Он отражает необходимый объем работы, последовательность действий, трудозатраты, назначенные ресурсы и т.п. В то же время, он представляет из себя лишь Ваш прогноз относительно того, как выполнять оставшуюся часть работ на текущий момент времени.

Высокоуровневая диаграмма процесса управления графиком

Чем более сложен Ваш проект, тем больше изменений потребуется внести со временем в этот прогноз. Поэтому управление графиком - один из важнейших навыков среди необходимых для успешного управления проектом. Менеджер проекта обязан регулярно оценивать график (обычно раз в неделю) и определять текущее состояние проекта. Опираясь на это состояние и свое понимание оставшегося объема работ, Вам, возможно, придется заново проложить курс, позволяющий завершить работу в установленный срок и в пределах выделенного бюджета.

Высокоуровневая диаграмма процесса управления бюджетом

Для большинства проектов график придется рассматривать еженедельно. В ходе такого рассмотрения руководитель проекта обновляет график текущими данными о работах, которые выполнены либо выполняются. Оставшиеся работы должны быть оценены, чтобы подтвердить верность исходных оценок трудоемкости, стоимости и продолжительности проекта. Если эти оценки остались верны, то Вы "на коне". Если же нет, руководитель проекта должен предпринять корректирующие действия.

Из всех знаний и навыков, необходимых менеджеру проекта, управление графиком, возможно, самое фундаментальное. В зависимости от динамичности проекта, его руководитель может оказаться в состоянии, требующем постоянного применения его опыта и творческих способностей для удержания проекта в пределах изначальных ожиданий. Одну неделю проект может пройти согласно плану. Другая неделя может показать запаздывание необходимого ресурса и выявить нерешенные вопросы. Если этот ресурс назначен на критическую работу, и она задерживается на неделю, руководитель проекта не может спокойно сидеть и ждать, пока проект также опоздает на неделю. Вместо этого, он должен оценить ресурсы и доступные возможности, чтобы вернуть проект в плановое русло. Если Вы владеете подобными навыками, то управление графиком будет для Вас одним из ценнейших активов проектного менеджмента. Если же Вы не испытываете вкуса к подобной кропотливой работе с графиком, то на пути к успешному управлению проектами у Вас могут возникнуть трудности.

Интеграция проекта и управления проектом

(3.0.P2)

При выполнении Шага 1 - Определи работу Вы не только определяете характеристики проекта, но и определяете Ваши общие процедуры для управления проектом. Сюда входят процессы управления объемом, рисками, коммуникациями, качеством и т.д. Во время выполнения проекта все эти процессы объединяются именно в данном шаге Управляй графиком и бюджетом. Происходит это в соответствии с краеугольным принципом Процесса TtenStep: "Выполняется все, что запланировано". Иными словами, все необходимые для проекта работы должны быт включены в график, а если какая-либо задача в графике отсутствует, она не должна и выполняться.

График проекта является точкой фокусировки управления проектом, и все процессы управления также включаются в график. В нем должны быть предусмотрено время и трудозатраты, необходимые для коммуникаций, управления объемом, обновления плана, а также для выполнения других задач управления проектом. Интеграция происходит, когда процессы управления проектом соприкасаются между собой и накладываются на процессы жизненного цикла проекта. Например:

  • Утвержден запрос на значительное изменение объема проекта, приводящий к увеличению стоимости и трудозатрат. Это типичная ситуация интеграции работ по управлению проектом и жизненного цикла проекта. результат отразится в обновленных графике и бюджете.

  • Вы выявляете риски и составляете План управления рисками. Далее вы направляете план на рассмотрение заинтересованным сторонам. В данном случае, происходит интеграция управления рисками и управления коммуникациями. Поскольку все эти работы требуют времени и трудозатрат, соответствующие задачи должны быть представления в графике.

  • У Вас проблема с недостаточным качеством продукта. Процесс управления неотложными вопросами поставлен и все необходимые задачи включены в график проекта. Для решения проблемы с качеством Вы решаете собрать больше метрик, и работы по дополнительным измерениям также включаются в график. Анализ метрик приводит к изменениям в рабочем процессе и добавлении новых задач по контролю качества. Вы все решения доводите до заинтересованных сторон. Все эти дополнительные работы благодаря Шагу 3 будут отражены в графике и бюджете проекта.

Таким образом, Шаг 3 Управляй графиком и бюджетом обеспечивает то, что Ваш проект управляем и подконтролен. Он объединяет все задачи управления и жизненного цикла проекта в единый процесс. В дальнейшем мы не раз будем рекомендовать Вам включать все запланированные действия по управлению проектом в его график наравне с другими работами, чтобы обеспечить их организованное и контролируемое выполнение.

Старт и закрытие проекта

(3.0.P3)

Как уже говорилось, график проекта - это точка фокусировки его управления и контроля. После того, как проект определен и спланирован, можно приступать к его реальному выполнению и созданию выходных результатов (продукции) проекта, то есть к исполнению процессов жизненного цикла проекта. В свою очередь, жизненный цикл проекта ограничен во времени двумя событиями: совещанием по старту проекта, посвященным официальному началу его выполнения, а также рядом задач по закрытию проекта, необходимых для его официального завершения. Оба эти события будут более подробно рассмотрены далее (См. 3.1.3.1 Запуск проекта и 90.0 Закрытие проекта).

3.1 Управляй графиком и бюджетом / Процесс

3.1.1 Управляй графиком и бюджетом / Малые проекты

3.1.2 Управляй графиком и бюджетом / Средние проекты

3.1.3 Управляй графиком и бюджетом / Большие проекты

3.1.3.1 Запуск проекта

3.1.4 Управление бюджетом проекта

3.1.5 Рассмотрение вех и фаз проекта

3.1.6 Управление аутсорсингом

3.1.7 Подтверждение оценки работ командой

3.2 Управляй графиком и бюджетом / Приемы

3.2.1 Поручения

3.2.2 Освоенный объем

3.2.3 Приемы возвращения проекта в график

3.2.4 Приемы возвращения проекта в бюджет

3.3 Управляй графиком и бюджетом / Краткая справка

[Пред. страница - Сост. график и бюджет / Краткая справка]

[След. страница - Упр. графиком и бюджетом / Процесс]