Завершение фазы проекта

Завершение фазы проекта — это повод …

О чем Вы подумали, прочитав заголовок статьи? Вот и мы о том же. Шампанское, бонусы, пицца или просто чашечка ароматного кофе с бисквитом — это классно, это те положительные эмоции, которые склонно накапливать и хранить сознание каждого здорового человека. Но есть еще одна сторона такого события, которую не стоит упускать, чтобы не лишить себя очередной порции удовольствий при завершении следующей фазы. Эта сторона в мире управления проектами и программами называется Phase Gate или Ворота фазы.

Хорошие практики управления проектами советуют после достижения существенной вехи или завершения фазы делать короткую паузу, чтобы осмотреться. В это время команда проекта должна убедиться в том, что предыдущая работа была завершена успешно, и что участники проекта готовы приступить к выполнению следующей фазы. Иногда критерии такого рассмотрения называют критериями входа и выхода, а их рассмотрение — «воротами» фазы проекта или даже Kill Point. Эти и подобные термины подчеркивают необходимость проверить состояние проекта в контрольной точке и принять решение: продолжить проект, продолжить проект в измененном виде или же вовсе прекратить его ввиду бесперспективности.

На практике, рассмотрение «ворот» фазы или Phase gate review и принятие решения на продолжение работы над следующей фазой проекта обычно происходит в виде совещания с участием менеджера проекта, спонсора и ключевых заинтересованных сторон. Повестка дня такого совещания может включать следующие вопросы:

1. Ретроспектива проекта

  • Утверждение основных результатов поставки (продукции) проекта. Вы должны убедиться в том, что все продукты и услуги, производимые проектом и требующие приемки или одобрения, фактически приняты или одобрены. При необходимости, такое одобрение может быть зафиксировано прямо на данном совещании. Если какие-то результаты не могут быть утверждены, то проект может оказаться не готовым к началу следующей фазы.
  • Выполнение бюджета и расписания. Вам следует рассмотреть, как проект до сих пор выполнялся относительно запланированного графика и бюджета. Понимание текущей ситуации поможет принять обоснованное решение о корректуре последующих планов.
  • Статус неотложных вопросов проекта. Вы должны убедиться в том, что все существенные неотложные вопросы и проблемы уже решены либо мероприятия по их решению спланированы и уже реализуются. В противном случае, пользуясь участием Спонсора, Вы должны постараться получить недостающие решения.
  • Статус рисков проекта. На этом совещании самое время проконтролировать состояние рисков. Вы должны убедиться в том, что все существенные риски надежно управляются либо корректировать запланированные мероприятия по реагированию. Кроме того, следует осмотреться, не появились ли к концу фазы проекта новые риски.

2. Перспектива проекта

  • Подтверждение оценок. Вам стоит повторно оценить оставшуюся часть работ, чтобы понять, достаточно ли Вашему проекту ранее утвержденного финансирования, чтобы успешно достигнуть запланированных целей. Подобным же образом, необходимо рассмотреть и сроки проекта. Если обнаружится такая необходимость, участие Спонсора поможет Вам решить вопросы с корректирующими действиями.
  • Подтверждение технико-экономического (бизнес) обоснования. В данный период необходимо убедиться в том, что исходное технико-экономическое обоснование или бизнес-кейс проекта все еще сохраняет актуальность. Вполне возможно, что после выполнения первых фаз, в случае увеличения оценок стоимости или продолжительности проекта его обоснованность придется пересматривать. Необходимость в этом может быть также вызвана изменениями в самой организации, в ее бизнесе или в окружающих условиях. В результате, может даже оказаться, что продолжение проекта потеряет для организации или клиента дальнейший смысл. Именно поэтому, ворота фазы проекта предоставляет хорошую возможность сохранить деньги и время, прекратив своевременно проект, который потерял значение для основных своих участников.
  • Подтверждение доступности ресурсов. Во многих проектах требования к необходимым ресурсам (например, профессия, квалификация, технические характеристики и т.п.) могут меняться от фазы к фазе. На данном совещании Вы имеете возможность еще раз убедиться, что необходимые для продолжения и завершения Вашего проекта ресурсы все еще доступны.
  • Подтверждение спонсорства проекта. Вполне возможно, что заинтересованность и готовность принимать на себя обязательства у спонсора Вашего проекта со временем будут угасать. Также возможно, что спонсор проекта просто поменяется. Используйте данное совещание, чтобы подтвердить приоритетность Вашего проекта для спонсора. Если спонсор не заинтересован в проекте, то необходимо либо прекращать проект, либо искать, кто из заинтересованного высшего руководства может стать его новым спонсором.
  • Получение официального согласия на продолжение. Такое согласие исходит от спонсора и означает, что все выполненные на текущий момент работы принимаются, и команда может сосредоточиться на работах по достижению следующей вехи. Если Вы подтвердили, что все запланированное уже выполнено и соответствует ожиданиям, а также убедились сами и показали спонсору, что готовы продолжить проект, в получении формального одобрения не должно быть затруднений. Иными словами «ворота» фазы будут для Вашего проекта открыты, и он сможет их пройти.

Если проект не отклоняется от графика и бюджета, да еще и обеспечивает необходимый уровень качества результатов, то, скорее всего, совещание по рассмотрению ворот фазы пройдет гладко. В то же время, существует множество сценариев, при которых совещание может завершиться жесткими решениями в отношении того, как и на каких условиях должен продолжаться проект. Некоторые из них приведены ниже:

  • Проект обещает превысить утвержденный бюджет. Спонсору и другим участникам от высшего руководства предстоит решить, продолжить ли проект в прежнем виде, увеличив финансирование, или сократить содержание проекта, чтобы уложиться в бюджет. Возможно, что такое решение относится к компетенции самого спонсора. Возможно, также, что ему придется обращаться за решением о финансировании к вышестоящему органу управления или Координационному Совету проекта. Если перерасход бюджета невелик и хорошо прогнозируем, то такое решение, скорее всего, будет получено. Если же речь пойдет о существенных и не до конца определенных суммах, это может потребовать пересмотра технико-экономического обоснования проекта. При определенных условиях, проект может оказаться невыгодным для организации или клиента. Если ожидаемая польза от реализации проекта не будет стоить предполагаемых затрат, то проект, скорее всего, будет прекращен, насколько бы такое решение ни казалось жестоким.
    В данном случае, такое решение может оказаться самым целесообразным для бизнеса. Деньги, израсходованные на текущий момент, будут рассматриваться как потерянные. Вопрос будет заключаться в следующем. Будет ли лучше истратить остальные средства, необходимые для завершения данного проекта, на этот проект или их лучше направить на следующий приоритетный проект с лучшим показателем возврата инвестиций (ROI)?
  • Проект обещает превысить утвержденные сроки. Некоторые проекты, не превышая бюджет, имеют тенденцию к нарушению утвержденных ограничений по срокам или просто выполняются медленнее, чем это виделось в начале. Зачастую, такая ситуация усложняется также тем, что ресурсы, занятые в проекте, не смогут вовремя освободиться для старта следующих проектов. Это касается тех случаев, когда последовательность проектов в организации определяется не возможностями финансирования, а наличием и доступностью ресурсов. В такой ситуации, последствия для проекта также могут оказаться подобными изложенным выше.
  • Проект затягивается ввиду изменений содержания. Во многих случаях, проекты превышают бюджет и сроки по причине изменений ранее оговоренного содержания. Последствия этого для организации будут оставаться теми же самыми, что и при превышении бюджета из-за проблем. Если Ваш проект затягивается ввиду поступления все новых запросов на изменения, то другой проект, запланированный после завершения Вашего проекта, может задержаться на старте из-за отсутствия доступных ресурсов. Если при этом еще и требуется существенно увеличить финансирование, то может потребоваться пересмотр технико-экономического обоснования. Во всех подобных случаях есть вероятность того, что Ваш проект будет сокращен в объеме либо вовсе прекращен.

Основные вехи и рассматриваемые при их достижении вопросы имеют тенденцию быть похожими от фазы к фазе и даже от проекта к проекту. Поэтому такие вопросы являются хорошими кандидатами для составления контрольных списков Офисом управления проектами. Любые подобные подведения итогов являются работой по обеспечению качества, поскольку они сосредоточены больше на выполняемых процессах, чем на рассмотрении конкретной продукции проекта. Вся соответствующая фазе или вехе продукция должна быть уже рассмотрена и принята раньше.

1 ответить

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!