совещание проекта

Статус-совещание: хорошие практики

Одним из наиболее привычных инструментов коммуникации для менеджера проекта является статус-совещание. Не так уж и редко, статус-совещание воспринимается командой проекта как очередной раздражитель, мешающий сосредоточиться на продуктивной работе. Согласимся, что так не должно быть. Мы предлагаем несколько простых, но полезных инструментов и рекомендаций, которые помогут сделать статус-совещание полезным и эффективным мероприятием для всех его участников.

Придерживайтесь правил проведения совещаний

В целом, любое совещание должно иметь повестку дня. Подготовка повестки дня требует некоторой дополнительной работы, но она может быть не более обременительной, чем написание E-Mail и отправка его участникам совещания.

Регулярно проводимые текущие статус-совещания не нуждаются в еженедельной рассылке повестки дня, если они проводятся по стандартному сценарию. В этом случае, совершенно необходимо будет довести повестку только для первого из таких совещаний. В дальнейшем, участники статус-совещания поймут его назначение и формат и будут каждый раз придерживаться однажды заведенного порядка.

Другие соображения о проведении совещаний включают следующее:

  • Если в совещании участвует много людей, то обязательным становится наличие ведущего. Чаще всего, таким ведущим становится лицо, инициировавшее совещание. На регулярно проводимых совещаниях роль ведущего может быть переходящей по очереди от одного участника к другому. Ведущим статус-совещания, как правило, является менеджер проекта.
  • Уведомите заранее всех участников, если им потребуется подготовить к совещанию какую-либо информацию или принести с собой какие-либо документы.
  • Приглашайте на совещание только действительно необходимых людей. Избегайте приглашения «на всякий случай». Лишние или незаинтересованные участники сильно снижают эффективность совещания.
  • Совещание должно начинаться строго по времени. Позволительно опоздать и присоединиться к работе позже только тем участникам, которые прибывают к Вам с других совещаний.
  • Отучить сотрудников опаздывать на совещания поможет какое-нибудь правило. Простейший вариант — это, копилка, пополняемая опоздавшими, или выполнение какой-либо забавной обязанности. Правило должно выполняться всеми, включая менеджера проекта.
  • Лицо, инициирующее совещание, должно объяснить его цель и ожидаемые результаты.
  • Ведущий обязан удерживать совещание в рамках повестки дня, а также следить за временем, чтобы совещание успело рассмотреть все запланированные вопросы.
  • Кто-либо должен документировать поручения, которые возникают в ходе совещания. Это может быть ведущий или инициатор, но может быть и специально уполномоченный участник, которого часто называют секретарем.
  • Секретарь совещания должен по каждому рассмотренному вопросу резюмировать все зафиксированные поручения, включая: кто ответственный, что должно быть сделано и к какому сроку.
  • Секретарь или ведущий в конце рассмотрения каждого вопроса должны также резюмировать все принятые решения. После совещания они должны задокументировать решения и разослать их участникам по электронной почте или другими подходящими средствами.

Посвятите статус-совещание статусу

Когда Вы собираете вместе всех ключевых сотрудников, всегда возникает соблазн заняться решением проблем. Но ошибка здесь кроется в том, что в решении отдельно взятой проблемы будут заняты всего несколько человек, а остальные в это время будут терять время. Поэтому, собрав всю команду на статус-совещание, займитесь лучше выяснением общего статуса, неотложных вопросов, изменений и рисков. Эти вопросы являются показателями здоровья Вашего проекта и будут интересны всем присутствующим. Если же в повестку дня совещания Вам пришлось включить также и решение «горящей» проблемы, то планируйте этот вопрос последним, чтобы все лишние участники могли разойтись по рабочим местам.

Типичной жалобой на статус-совещания является их чрезмерная продолжительность. Иногда такие совещания длятся два часа и более, что действительно слишком много. Обычно, причиной затянувшихся статус-совещаний, является желание решить попутно слишком много проблем, не имеющих отношения к большинству присутствующих. Лучшим способом сфокусировать внимание во время таких статус-совещаний — просто сократить время, отведенное для совещания. Например, если Ваши совещания длятся по два часа в неделю, и Вы замечаете, что Вам этого времени систематически не хватает, попробуйте сократить время совещаний до 90 или до 60 минут. Чтобы уложиться в сокращенное время, четко придерживайтесь повестки дня. Отложите все долговременные обсуждения для отдельных совещаний, которые будут посвящены именно этим вопросам, и в которых будут участвовать люди, непосредственно в них заинтересованные.

«Не стреляйте в курьера»

Наверное, все слышали такую или подобную поговорку. Она означает, что не стоит наказывать человека, приносящего Вам плохие известия. Если Вы собираете данные о статусе, относитесь одинаково и к хорошим, и к плохим сведениям как к информации, необходимой для принятия наилучшего управленческого решения. Если Вы не хотите, чтобы Ваши подчиненные скрывали от Вас назревающие у проекта проблемы, относитесь к негативной информации спокойно и работайте вместе с командой над выявлением и устранением причин. Поощряйте подчиненных, если они одновременно с докладом о проблеме предлагают Вам и способы ее решения.

Любой менеджер проекта должен стремиться узнавать все плохое о своем проекте как можно раньше, чтобы иметь возможность эффективно отреагировать. Проблемы и риски, выявленные на ранней стадии, могут устраняться меньшими усилиями. Если Вы узнаете о них в последнюю минуту, то возможности выбора и применения к ним мер противодействия существенно ограничиваются. В то же время, если Вы имеете привычку негативно реагировать на сотрудника, приносящего плохие известия, то никто не станет спешить к Вам со столь ценной, в действительности, информацией.

0 ответы

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!