статус отчетность проекта

Статус-отчетность: хорошие практики

Статус-отчетность по проекту необходима для понимания текущего положения дел, а также для контроля хода проекта и распространения информации, на основании которой строится оценка деятельности участников команды и самого проекта в целом. 

Статус-отчет должен быть достаточно подробным, но в то же время, не должен содержать массу ненужных мелочей. 

Мы собрали для вас несколько несложных правил, которые помогут вам правильно составлять статус-отчеты, включать туда только нужную информацию и не тратить слишком много времени впустую.

Используйте стандартизованную статус-отчетность

Избегайте индивидуализированной отчетности для каждого человека, нуждающегося в информации. Большинству людей нужен только стандартный набор информации, который может быть передан в форме общего статус-отчета по проекту. Если есть потребность в информации, не входящей в стандартный отчет, создайте дополнительную стандартную форму подачи информации. Например, Вы можете составлять детальный статус-отчет еженедельно и обобщенный статус-отчет — ежемесячно. И это нормально, поскольку у разных участников информационные потребности могут также отличаться. Однако, даже используя разнообразные отчеты, их следует составлять на основе стандартизованных шаблонов. Старайтесь, по мере возможности, минимизировать неупорядоченные запросы информации о статусе. Они отнимают дополнительное время и обычно обеспечивают незначительную ценность по сравнению с уже имеющейся стандартизованной отчетностью.

Собирайте отчетность команды с разумной периодичностью

Периодичность статус-отчетности должна зависеть от продолжительности проекта и скорости, с которой Вам нужно реагировать. Например, если продолжительность Вашего проекта два месяца, и Вы примете решение собирать статус-отчетность от членов команды ежемесячно, то этого будет явно недостаточно, чтобы вовремя реагировать на возникающие проблемы. Хорошие эмпирические правила состоят в следующем:

  • Малые проекты могут не нуждаться в формальной статус-отчетности команды.
  • Участники команды среднего проекта должны сообщать о статусе каждую неделю.
  • Участники команды большого проекта должны сообщать о статусе каждую неделю или, возможно, каждые две недели.

Частота обновления статуса, также, отчасти зависит от ситуации. Например, если в проекте происходят критические события, то Вам, вполне возможно, потребуется даже ежедневная отчетность. Чаще всего такое бывает во время работ по передаче результата поставки в эксплуатацию в завершающие дни проекта.

Включайте в статус-отчетность только полезную информацию

6.2synthesize

Очень часто статус-отчетность не настолько эффективна, как бы это могло быть. Причем это в равной степени может относиться и к отчетности участников команды проекта своему менеджеру, и к отчетности самого менеджера, которую он отсылает основным заинтересованным сторонам проекта. Одной из главных причин такому положению служит тот факт, что большинство людей склонны рассматривать отчетность скорее как рутинную обязанность, нежели как способ доведения ценной информации. Чаще всего, в таких случаях, Вы получаете либо чрезвычайно краткие формальные отчеты, из которых ничего нельзя почерпнуть, либо к Вам попадают «жизнеописания» участников команды проекта, содержащие перечень проделанной работы за отчетный период (иногда в отчет даже включаются визиты к стоматологу и отгулы). В результате, отчетность перестает использоваться в целях управления и если и продолжает существовать, то скорее всего, в виде ритуала «закрытия» рабочей недели перед уик-эндом.

Старайтесь нацелить статус-отчетность таким образом, чтобы она, все-таки, оставалась инструментом управления. У отчитывающихся сотрудников должно быть отчетливое понимание, насколько приводимая ими информация важна для принятия решений. Запрашивание бессмысленной или тривиальной информации в отчете дает сотруднику понять, что за счет статус-отчетности можно сэкономить свое время и усилия.

Обычно статус-отчет должен включать следующую информацию:

  • Выполненные объемы работ в сравнении с запланированными к выполнению на отчетный период.
  • Комментарии по тем работам, которые выполняются с отставанием от графика.
  • Встретившиеся проблемы и неотложные вопросы, их влияние на проект и что делается (должно делаться) для их разрешения.
  • Запросы на изменение объема проекта.
  • Вновь выявленные риски.
  • Прочая полезная для читателя информация.

Если Вы сосредоточите отчетность на таком типе информации, то вскоре обнаружите, что она очень далека от рутинной обязанности, а поставляемые в статус-отчетах данные действительно помогают управлять проектом и ожиданиями заинтересованных сторон.

Выносите подробности в приложения

Вы хотите, чтобы статус-отчетность была осмысленной и содержала только полезную информацию. Вместе с тем, Вы замечаете, что одна часть получателей видит пользу в обобщающей информации, тогда как другая — в детальной.

Значит ли это, что Вы должны выпускать два типа статус-отчета? Вовсе даже не значит. Один из способов удовлетворить оба типа получателей информации — составлять отчет в обобщенном виде, а подробности приводить в приложениях к нему. К примеру, большинству читателей бывает достаточно знать, что выполнено за отчетный период, и что планируется выполнить в следующем. Однако Ваш руководитель может пожелать видеть весь план работ в целом. Чтобы удовлетворить все запросы сразу, включите график (или выписку из него) в приложение. Если Вы отправляете отчет по электронной почте, то график проекта прикрепите отдельным файлом.

Или другой пример — ситуация, когда в отчете указывается о выполнении мероприятия по обучению персонала. Большинству получателей отчета достаточно знать о наличии такого факта. В то же время, руководителям подразделений и службе персонала желательно знать, кто обучен и с каким результатом. Как и в предыдущем примере, нет смысла включать все детали в основной отчет. Приведите эту информацию в виде приложения.

 

0 ответы

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!