документы проекта

Топ 5 видов отчетов по проекту

В большинстве компаний заведено достаточно много отчетов. Иногда их приходится по два-три на каждого члена команды проекта. Мы все прекрасно знаем, что каждый отчет требует времени на сбор данных, времени на их обработку, времени на прочтение, да еще и времени на принятие решений. Но мы также знаем и то, насколько это время не всегда оправданно.

Ваша задача как проектного менеджера состоит в том, чтобы разобраться, что действительно важно знать заинтересованным сторонам, и не тратить время впустую. И в этом Вам могут помочь:

Топ 5 видов отчетов по проекту

Если бы мы печатали все отчеты, которые проходят через наши руки, деревья на нашей планете закончились бы через пару дней. Обратите внимание, как много отчетов автоматически отправляются в корзину фильтрами почтовых клиентов либо удаляются вручную, как только появляются во «Входящих». А ведь на самом деле в корзину отправляются трудозатраты и бюджеты наших проектов.

Сфокусируйтесь на том, что действительно важно для Вас и для читателей, используя следующие Топ 5 видов отчетов по проекту.

Отчет №1: Статус-отчет по проекту

Статус-отчет по проекту необходим… именно для сообщения статуса проекта. Он должен быть достаточно подробным, чтобы можно было оценить «здоровье» проекта, но не слишком подробным, чтобы читатели этого отчета не засыпали над ним от множества ненужных подробностей. Этот отчет должен отвечать на четыре следующих вопроса:

  1. Как обстоят дела с проектом в данный момент?
  2. Какими будут следующие шаги по этому проекту?
  3. Какие обстоятельства могут помешать успешному завершению проекта?
  4. Каковы ключевые метрики данного проекта?

Бесплатный шаблон статус-отчета

Отчет №2: Реестр рисков

Реестр рисков или, в более компактном виде, Обзор рисков проекта — это еще один жизненно важный отчет, который Вам понадобится. Риски всегда живут в окружении проекта и только и ждут, чтобы сбить его с курса. Реестр рисков содержит результаты идентификации рисков, данные их анализа и планы реагирования для наиболее существенных рисков.

Обзор рисков проекта может включаться в Статус-отчет по проекту как одна из ключевых метрик. Например, Вы можете указать общее количество еще существующих рисков и классифицировать их по степени негативного влияния на проект. Это создаст у получателя отчета ясное представление об общем состоянии рисков по Вашему проекту.

Шаблон Реестра рисков
Шаблон Обзора рисков

Отчет №3: Реестр неотложных вопросов

В Реестре неотложных вопросов Вы сообщаете, как идет работа с наступившими рисками, а также с непредвиденными обстоятельствами и вопросами, требующими неотложного решения. К примеру, у Вас мог существовать риск ухода из команды ключевого сотрудника. После того, как он перешел на другую работу, Вам приходится решать неотложный вопрос о его замене. При этом Ваше руководство должно сделать выбор между приемом в штат нового сотрудника и подкреплением команды за счет другого проекта, после чего Вы сможете планировать свои дальнейшие действия.

Реестр неотложных вопросов должен показывать, какие меры АКТИВНО предпринимаются по каждому из таких вопросов, а также приоритеты этих вопросов по масштабу воздействия на проект. Приоритеты могут быть в диапазоне от «незначительного» до «критического» и служат для всех ориентиром, что нужно делать в первую очередь, и что во вторую, чтобы удержать проект в заданных рамках.

Бесплатный шаблон Реестра неотложных вопросов

Отчет №4: Резюме для руководства

Резюме для руководства – сильно отличается от вышеуказанных отчетов, его даже пишут «на другом языке». Резюме для руководства – высокоуровневый отчет, задача которого обеспечить руководство четким пониманием статуса проекта, пользы, которую он принесет, соответствия этого проекта разработанной стратегии, влияния результатов проекта на общее положение дел в компании. Именно это интересует в первую очередь высших руководителей, у которых нет времени вникать в детали каждого отдельно взятого проекта.

Делайте этот отчет объективным, подкрепляйте данные фактами. Не бойтесь описывать предельно реалистичную картину. Руководители прекрасно понимают, что далеко не всегда дела идут так, как было запланировано. Они лишь хотят быть уверены, что у Вас есть план, как вернуть проект обратно в рамки установленных ограничений.

Шаблон Резюме для руководства

Отчет №5: Все, что Вы захотите

Здесь вовсе не подразумевается легкомысленное отношение. Наоборот, подразумевается предельно адекватное отражение реальности. А реальность такова, что трудно подобрать «идеальный» отчет, лучшим образом подходящий для каждой компании, проекта, обстоятельств или аудитории. Ваша задача как руководителя проекта – выбрать самые нужные аспекты каждого из возможных отчетов и создать такой отчет, какой подходит условиям Вашего проекта больше всего. Со временем Вы поймете, какая информация в отчете будет наиболее релевантной, чтобы получать необходимые Вашему проекту действия и реакцию от его читателей.

Убедитесь, что Ваш отчет легко создавать еженедельно. Стоит больше времени потратить на продумывание целей и назначения отчета, чем на само его заполнение.

Повысьте эффективность Вашей работы с этими Топ 5 отчетами, или любыми другими, используя шаблоны Библиотеки ТенСтеп.

2 ответы
  1. Valera
    Valera says:

    Шаблоны скачал, спасибо. Но тут появился вопрос. Как вы себе это представляете, если при наличии живого и здорового IT-директора (спонсора моих проектов) я буду еще раз в месяц направлять резюме проекта Генеральному? Получается через голову как-то.

    • yplakhov
      yplakhov says:

      Здравствуйте, Валерий.
      Действительно, если отправить Резюме проекта Генеральному директору никого не предупреждая, то это будет выглядеть как-то странненько. Другое дело, если Вы поступаете по согласованному заранее плану. В данном случае, это мог бы быть План коммуникаций (или План управления коммуникациями) Вашего проекта. Я сам такой план делаю и другим настоятельно советую делать, если речь идет о проектах с более-менее сложной структурой заинтересованных сторон. Из вашего немногословного вопроса у меня сложилось впечатление, что Ваши проекты именно такие.
      Я уверен, Ваш ИТ-директор охотно согласует Вашу инициативу с Резюме проекта для высших руководителей, поскольку ему приходится самому об этом отчитываться. А так Вы, вроде бы, ему в этом помогаете, облегчаете задачу. Вы же получаете мощный инструмент привлечения в помощники Генерального директора, который одним звонком (или даже взглядом) может решить проблему или минимизировать риск, над которыми Вы с Вашим спонсором потратили бы 20 кг нервных тканей. Шаблон плана коммуникаций должен быть среди скачанных Вами архивов.
      Удачи Вам и Вашим проектам!

Ответить

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!